Número de IVA para Autónomos y Empresas: Guía completa

Ya seas autónomo o tengas una empresa, en esta guía, vas a descubrir todo lo que necesitas saber sobre el número de IVA.

Te vamos a explicar cuándo y cómo debes utilizarlo, y de qué manera obtenerlo. 

Qué es el número de IVA y por qué es importante

El número de IVA es un identificador fiscal clave para operar legalmente con empresas de otros países de la Unión Europea (UE). 

Si eres autónomo o gestionas una empresa que realiza ventas o compras internacionales, necesitas entender qué es este número, en qué se diferencia del NIF ordinario y cómo se valida.

Número de IVA, NIF-IVA, VAT number: ¿es todo lo mismo?

Sí, en esencia se refieren al mismo concepto. 

El NIF-IVA (o VAT number, por sus siglas en inglés) es el número de identificación fiscal asignado a empresas y profesionales que realizan operaciones intracomunitarias. 

En España, coincide con tu NIF de autónomo o empresa, pero con el prefijo ES delante. 

Por ejemplo, si tu NIF es B12345678, tu número de IVA será ESB12345678.

Es importante destacar que este número sólo es válido para operaciones dentro de la Unión Europea siempre que estés registrado en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). 

No basta con añadir el prefijo.

Más abajo, te explicamos cómo realizar este registro correctamente.

Recuerda que desde el año 2008, el Código de Identificación Fiscal (CIF) fue sustituido oficialmente por el Número de Identificación Fiscal (NIF). Por lo tanto, el CIF de tu empresa es actualmente un NIF.

Diferencias entre el NIF nacional y el NIF-IVA intracomunitario

El NIF nacional se utiliza para todas las obligaciones fiscales y comerciales dentro del territorio español. 

En cambio, el NIF-IVA intracomunitario es necesario para realizar operaciones exentas de IVA con empresas y profesionales de otros Estados miembros de la UE.

Por lo tanto, no todas las empresas o autónomos necesitan este número. 

Solo es obligatorio si vas a emitir o recibir facturas sin IVA por transacciones intracomunitarias. 

En definitiva, si no estás dado de alta en el ROI y, por tanto, no dispones de NIF-IVA, tus operaciones intracomunitarias tributarán con IVA.

Te recomendamos ver nuestra guía sobre cómo funciona el IVA intracomunitario para conocer todos los detalles.

Para qué sirve el número de IVA

La utilización del número de IVA te permite simplificar la fiscalidad de tus operaciones intracomunitarias, así como mejorar tu imagen ante socios europeos.

Operaciones intracomunitarias: exención de IVA y ahorro fiscal

Tal y como hemos explicado al comienzo, el número de IVA (NIF-IVA) te permite realizar operaciones intracomunitarias sin aplicar IVA, siempre y cuando tanto tú como tu contraparte estéis dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). 

Esta exención evita una doble tributación y, por tanto, te permite ofrecer precios más competitivos al comprador europeo.

Obligación de incluirlo en facturas internacionales

En toda factura emitida a clientes de otros países de la UE que cumpla los requisitos para aplicar la exención de IVA, debes incluir tu número de IVA intracomunitario, así como el del cliente. 

La falta de este dato invalida la exención, obligándote a repercutir el impuesto.

Cómo mejora la competitividad y la relación con proveedores europeos

Contar con un número de IVA facilita las compras en el mercado europeo, ya que muchos proveedores exigen este requisito para operar sin IVA. 

Además, transmite fiabilidad y profesionalidad, algo clave cuando inicias relaciones comerciales con empresas de otros países. 

Por último, y no menos importante, te evita trámites innecesarios, como solicitar la devolución del IVA soportado en el extranjero.

¿Y si tu cliente es un consumidor final?

El número de IVA intracomunitario solo permite la exención del impuesto en operaciones B2B, es decir, entre empresas y profesionales autónomos de diferentes países de la UE. 

En cambio, si tu cliente es un consumidor final (particular) que no está dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), no puedes aplicar la exención.

En estos casos, debes:

• Repercutir el IVA al cliente final.
• Aplicar el tipo de IVA correspondiente en su país, no el de España, si superas ciertos umbrales de ventas o si optas por el sistema de ventanilla única (OSS).
• Llevar un control riguroso de las ventas por país para cumplir con la normativa del IVA en destino.

Esto es especialmente relevante si vendes productos o servicios digitales por internet a clientes particulares en otros países de la UE.

Cómo obtener el número de IVA intracomunitario

Si necesitas operar sin IVA con empresas de otros países de la UE, tendrás que solicitar tu alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). 

El proceso es sencillo, pero requiere seguir unos pasos concretos y tener en cuenta ciertos detalles. En esta sección te explicamos cómo hacerlo paso a paso, qué casillas marcar y cuánto tarda Hacienda en responder.

Alta en el ROI: pasos a seguir

El número de IVA no se concede automáticamente. Para obtenerlo, debes:

• Estar dado de alta como autónomo o empresa en el censo de Hacienda.
• Presentar el modelo 036 solicitando expresamente la inscripción en el ROI.
• Justificar que vas a realizar operaciones intracomunitarias reales y regulares.
• Esperar la resolución de la Agencia Tributaria.

Este trámite puede hacerse por internet, mediante certificado digital, o en una oficina de la Agencia Tributaria (AEAT) con cita previa.

Cómo rellenar el modelo 036

El modelo 036 sirve tanto para darte de alta como autónomo como para solicitar el número de IVA. Las casillas que debes marcar para inscribirte en el ROI son:

• Casilla 10 en Bizkaia casilla 130 en AEAT (página 1): Indica que presentas el modelo por inclusión en el ROI.
• Casilla 103 (página 4) en Bizkaia y casilla 582 en AEAT (página 5): Solicitud de alta como operador intracomunitario.
• Casilla 104 (anexo 4) en Bizkaia y casilla 584 en AEAT: Fecha prevista para realizar tu primera operación intracomunitaria.

También es recomendable adjuntar una breve descripción de tu actividad y de las operaciones que vas a realizar dentro de la UE.

Diferencia de solicitud entre autónomos y empresas

El proceso de solicitud del número de IVA intracomunitario es similar para autónomos y empresas: se utiliza el mismo modelo 036, las mismas casillas y se siguen los mismos pasos. 

Sin embargo, Hacienda puede exigir un mayor nivel de justificación a las sociedades, especialmente si son de nueva creación. 

En estos casos, conviene adjuntar documentación adicional (como contratos, presupuestos o comunicaciones con proveedores o clientes de otros países de la UE) que respalde la intención real de realizar operaciones intracomunitarias.

Plazos de resolución y cómo saber si te lo han concedido

Hacienda tiene un plazo máximo de tres meses para resolver tu solicitud. Durante ese tiempo puede pedir información adicional si considera que la actividad no justifica la inclusión en el ROI.

Si no recibes una respuesta en ese plazo, la solicitud se considera denegada por silencio administrativo. 

En ese caso, deberás presentar una nueva solicitud o acudir a un asesor especializado para valorar otras vías.

Puedes comprobar si tu número de IVA ha sido activado consultando el censo VIES, del cual te hablaremos en el siguiente apartado.

Cómo consultar, validar y verificar un número de IVA

Antes de emitir una factura sin IVA dentro de la UE, es fundamental comprobar que tanto tu número de IVA como el de tu cliente son válidos. 

Para ello, existe un sistema oficial de validación accesible a cualquier empresa. 

En esta sección te explicamos cómo hacerlo, qué significa una respuesta “no válida” y cómo prevenir errores o fraudes en operaciones intracomunitarias.

Qué es el sistema VIES y cómo utilizarlo

El sistema VIES (VAT Information Exchange System) es una herramienta de la Comisión Europea que permite verificar si una empresa está registrada como operador intracomunitario. 

Puedes acceder a su página web con el enlace que te hemos indicado, y seleccionar el país y el número de IVA que deseas consultar.

• Si el número es válido, VIES mostrará una confirmación. En algunos países también podrá mostrar nombre y dirección. 
• Si el número no aparece como válido, puede que no esté registrado correctamente o que aún no se haya actualizado la base de datos nacional.

Ten en cuenta que este paso es imprescindible antes de emitir una factura sin IVA, ya que si el cliente no aparece en VIES, la exención no será válida y deberás repercutir el impuesto.

Qué hacer si un número aparece como “no válido”

Si el número de IVA de un cliente aparece como “no válido” en VIES, no debes aplicar la exención del IVA. 

En ese caso:

• Contacta con el cliente y pídele que revise su inscripción en el ROI.
• Puedes solicitar una confirmación a la Agencia Tributaria española, si necesitas comprobar si un NIF-IVA está vinculado a una empresa concreta.
• No emitas la factura sin IVA hasta haber validado ambos números.

Cómo detectar fraudes o errores en operaciones intracomunitarias

La verificación del número de IVA es clave para prevenir el uso indebido de la exención fiscal. Para evitar problemas, haz lo siguiente:

• Asegúrate de que la razón social del cliente coincide con el número validado.
• Guarda una copia de la validación de VIES como prueba documental.
• Si algo no cuadra (por ejemplo, la empresa declara estar en Francia y el NIF empieza por “IT”), consulta antes de facturar.

Ante cualquier duda, lo mejor es emitir la factura con IVA y corregirla posteriormente si el cliente demuestra estar correctamente registrado. 

Esto te protege ante posibles sanciones por aplicar exenciones indebidas.

Número de IVA para autónomos

Si eres autónomo y tienes previsto vender o comprar bienes o servicios dentro del territorio de la UE, vas a necesitar un número de IVA intracomunitario y darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). 

Este identificador te permite operar sin aplicar el impuesto en tus facturas, y de acuerdo con las normas fiscales europeas.

Qué operaciones exigen su uso

Debes tener número de IVA intracomunitario cuando:

• Vendes productos o servicios sujetos a IVA a empresas o autónomos de la UE.
• Compras bienes o servicios sujetos a IVA en otros países comunitarios.
• Prestas servicios localizados en otros Estados miembros, cuando el destinatario sea el sujeto pasivo.

Para aplicar la exención, tanto tú como tu contraparte debéis estar registrados con un número de IVA válido.

Por ejemplo, imagina que eres diseñador gráfico autónomo y vendes un proyecto a una empresa registrada en Alemania. 

Si ambos estáis inscritos en el ROI, puedes emitir una factura sin IVA, incluyendo tanto tu número de IVA (por ejemplo, ES12345678X) como el de tu cliente alemán (DE987654321).

En este caso, aplicas la inversión del sujeto pasivo, y el comprador declara el impuesto en su país.

Número de IVA para empresas

Al igual que los autónomos, las empresas que realizan operaciones comerciales con otros países de la UE deben disponer de un número de IVA intracomunitario. 

Este identificador les permite operar sin aplicar el impuesto en determinadas transacciones, siempre que se cumplan ciertos requisitos. 

En esta sección, vamos a explicarte cómo se obtiene, qué obligaciones conlleva y cómo verificar su validez en terceros.

Cómo se asigna el número de IVA a una empresa

El número de IVA de una empresa española se obtiene al registrarse como operador intracomunitario en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). 

Para ello, debe presentarse una declaración censal mediante el modelo 036, marcando las casillas correspondientes (130, 582 y 584).

Una vez aceptada la solicitud, la empresa pasa a formar parte del censo VIES, y su número de IVA será su NIF precedido del prefijo “ES”. 

Por ejemplo, si el NIF de la empresa es B12345678, su número de IVA será ESB12345678.

Recuerda que para utilizar legalmente este número de IVA, no basta con añadir el prefijo “ES” delante del NIF.

La inscripción en el ROI debe ser aprobada expresamente por la Agencia Tributaria.

Obligaciones y ventajas fiscales

Contar con un número de IVA intracomunitario conlleva ciertas obligaciones:

• Incluir este número en las facturas emitidas a empresas o profesionales de otros países de la UE.
• Presentar el modelo 349 para declarar operaciones intracomunitarias.
• Mantener registros adecuados de las operaciones realizadas, especialmente en los libros de IVA.

Por otro lado, también supone ventajas importantes:

• Posibilidad de aplicar la exención de IVA en operaciones intracomunitarias (si ambas partes están registradas).
• Ahorro fiscal y mejora de la liquidez.
• Mayor facilidad para hacer negocios con proveedores y clientes de la UE.

Número de IVA en otros países de la UE

Si tu empresa vende productos o presta servicios en otros países de la UE, es posible que debas obtener un número de IVA extranjero. 

En esta sección, te explicamos en qué casos es necesario, cómo se solicita y qué implicaciones contables conlleva.

Cuándo necesitas un número de IVA extranjero

Necesitas un número de IVA en otro país de la UE si realizas actividades comerciales sujetas a IVA en ese territorio sin contar con presencia física permanente. 

Aquí te indicamos algunos ejemplos comunes:

• Vendes productos en el país a clientes locales (B2C o B2B).
• Contratas almacenamiento local o realizas entregas desde almacenes extranjeros.
• Prestas servicios digitales o físicos a consumidores particulares (B2C).
• Haces compras locales para su reventa sin exportarlas a España.

En estos casos, la obligación de registrarte en ese país surge aunque no tengas una sucursal o sede física.

Cómo obtener un número de IVA sin presencia física en otro país

El registro debe hacerse ante la autoridad fiscal del país en cuestión. Para ello, necesitas:

• Presentar los formularios específicos del país (no existe un modelo europeo único).
• Aportar documentación identificativa de tu empresa.
• Justificar las actividades comerciales previstas (facturas, contratos, etc.).
• Designar, en algunos países, un representante fiscal local si no eres residente en la UE.

El plazo de respuesta varía: suele oscilar entre 4 y 8 semanas. 

Algunos países permiten el registro online, otros exigen un proceso más formal o incluso presencial.

Obligaciones contables y fiscales si operas fuera de España

Tener un número de IVA extranjero implica, además, nuevas obligaciones:

• Presentar declaraciones periódicas de IVA en ese país (mensuales, trimestrales o anuales).
• Emitir facturas conforme a la normativa local, con numeración propia y el IVA correspondiente.
• Llevar libros de facturas emitidas y recibidas, diferenciando operaciones nacionales y extranjeras.
• En algunos casos, presentar declaraciones Intrastat y recapitulativas.
  Además, deberás distinguir en tu contabilidad entre el IVA repercutido y soportado en cada país, para evitar errores y sanciones.

Declaraciones y obligaciones fiscales asociadas

Tener un número de IVA intracomunitario no solo te permite operar sin aplicar IVA en determinadas transacciones. 

También implica una serie de obligaciones contables y fiscales específicas. 

En esta sección te resumimos los modelos que debes presentar, los libros que tienes que llevar y qué pasa si cometes errores o usas indebidamente tu NIF-IVA.

Modelos a presentar: 303, 349 y 390

Si estás registrado en el ROI y realizas operaciones intracomunitarias, deberás presentar los siguientes modelos:

• Modelo 303: Declaración trimestral (o mensual, según el caso) del IVA devengado y soportado. Es obligatorio para todos los sujetos pasivos del impuesto.
• Modelo 349: Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Se presenta mensualmente o trimestralmente, según el volumen de operaciones.
• Modelo 390: Resumen anual del IVA, obligatorio para quienes presentan el modelo 303. Resume todas las operaciones del ejercicio fiscal.

Cada uno tiene su calendario y plazos específicos. Es importante no retrasarse ni omitir ningún dato.

Qué libros y registros debes llevar

Además de los modelos, deberás llevar ciertos libros contables:

• Libro de facturas expedidas.
• Libro de facturas recibidas.
• Libro de bienes de inversión (si aplica).
• Libro de operaciones intracomunitarias.

Si estás acogido al SII (Suministro Inmediato de Información), estos libros se gestionan electrónicamente a través de la sede de la AEAT. 

Si no, deberás llevarlos actualizados internamente.

Qué ocurre si Hacienda detecta un uso indebido del NIF-IVA

El uso indebido del número de IVA puede tener consecuencias graves:

• Pérdida de la exención: Si no cumples los requisitos, Hacienda puede exigir que repercutas el IVA no declarado y lo ingreses con recargo e intereses.
• Sanciones económicas: El uso de un NIF-IVA no autorizado o el incumplimiento de las obligaciones declarativas puede suponer multas.
• Revisión de ejercicios anteriores: Hacienda puede iniciar inspecciones o requerimientos sobre tus operaciones intracomunitarias pasadas.

Por eso es clave contar con asesoramiento adecuado y asegurarte de que usas correctamente el NIF-IVA en cada operación.

Cómo puede ayudarte Tukonta con la gestión del número de IVA

Como has podido comprobar, la correcta gestión del IVA, especialmente en operaciones intracomunitarias, puede ser complejo si no cuentas con el acompañamiento adecuado. 

En Tukonta trabajamos con autónomos y pymes que necesitan eficiencia y la seguridad de que están cumpliendo con la normativa, sin complicaciones. 

Estas son algunas de las formas en que podemos ayudarte:

Asesoramiento personalizado para autónomos y pymes

No todo el mundo necesita un número de IVA, ni en todos los casos conviene solicitarlo.

Nuestro equipo evalúa tu actividad, tus operaciones reales y tu estrategia de crecimiento para darte una recomendación clara y adaptada a tu caso. 

Así evitas trámites innecesarios y posibles errores fiscales.

Tramitación del alta en el ROI y control del VIES

Nos encargamos de todo el proceso para que tu alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) se tramite correctamente. 

También validamos de forma periódica que tu número de IVA aparezca como “activo” en el sistema VIES, y que los datos de tus clientes y proveedores europeos sean válidos antes de emitir o aceptar facturas sin IVA.

Automatización y presentación de modelos

Desde la presentación periódica del modelo 349 hasta el modelo 303 y el resumen anual 390, automatizamos tu contabilidad y cumplimos puntualmente con tus obligaciones fiscales. 

Todo centralizado en una plataforma que te ahorra tiempo, errores y preocupaciones.

Soporte fiscal en operaciones internacionales

¿Tienes clientes o proveedores fuera de España? 

Te orientamos sobre cómo emitir o recibir facturas correctamente, si debes registrarte en otro país, cómo actuar ante un número de IVA no válido o cómo declarar correctamente el IVA de cada operación. 

Siempre con el respaldo de nuestro equipo especializado en fiscalidad europea.