Consejos a autónomos y PYMES de Bizkaia para que cierren sus cuentas correctamente y reduzcan impuestos al final del año

Como todos los años, el mes de Diciembre nos indica que se acerca la Navidad para todos pero sólo unos pocos, los elegidos ;), piensan más allá de los turrones y saben que se acerca el final del ejercicio. Sabes que estoy hablando de nosotros, los autónomos y empresas que tenemos que revisar las cuentas del negocio para poder cerrar el año.

Y es súmamente importante hacer el cierre de las cuentas del año en este momento, principalmente por dos motivos:

1. Para evitar posibles errores: revisar y comprobar los datos registrados en la contabilidad para evitar posibles sustos con Hacienda.
2. Optimizar las posibles deducciones fiscales en Bizkaia.
3. Reducir el pago de los impuestos: analizando los resultados del año para que en caso de tener beneficios, los puedas reducir al máximo permitido por la ley con el fin de optimizar y rebajar el pago de los impuestos.

Además con la llegada del Modelo 140 Bizkaia, es más importante que nunca tener todas las facturas y documentos de ventas y gastos correctamente registrados ya que la Hacienda Foral de Bizkaia ahora lo revisa todo.

Ten en cuenta que estos consejos que ofrecemos para cerrar las cuentas están orientados principalmente para autónomos y empresas de Bizkaia.

Ingresos sin registrar

A parte de los ingresos que percibes por tus facturas de venta, comprueba si tienes otros ingresos relacionados con tu actividad económica, no tan habituales pero que deben declararse al igual que los otros. Por ejemplo:

1. Subvenciones o ayudas: que hayas recibido para la actividad económica: pueden ser ayudas del Gobierno Vasco, Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia, del Estado, de DEMA, etc.
2. Ingresos financieros: son los intereses o ganancias por productos financieros derivados de tu actividad económica.
3. Prestaciones por incapacidad temporal: lo que te ha pagado la mutua o el INSS al haber estado de baja por enfermedad común o accidente profesional.
4. La prestación extraordinaria por cese de actividad por Coronavirus o COVID-19:  Hacienda Foral de Bizkaia ha establecido que este ingreso se considera rendimiento de la actividad económica y por ello hay que indicarlo como tal. Tendrás que registrarlo en tukonta a través del apartado de “Otros ingresos” con IVA al 0% y asociando la cuenta de gastos “Ingresos extraordinarios”.
5. Variación de existencias en almacén: en caso de que cuentes con stock de productos o de materias primas.
6. Autoconsumo: la normativa establece la obligación de declarar los servicios o productos consumidos por el propio profesional o sus empleados.

Posibles gastos sin registrar

Es algo muy común y nos ha pasado a todos que a lo largo del año se nos escape registrar algún gasto por olvido.

Lo mejor que puedes hacer para comprobar que tienes todos los gastos registrados es comprobar los extractos del banco y de las tarjetas de crédito o débito. Así podrás chequear que los cargos e ingresos que aparecen en el extracto bancario, coinciden con los gastos e ingresos registrados en contabilidad.

Aquí te ponemos algunos de los gastos más comunes para que no se te pase ninguno:

1. Compra de mercaderías.
2. Facturas por servicios profesionales que hayas contratado.
3. Cargos extraordinarios o adicionales de Seguridad Social. Uno de ellos puede ser por ejemplo la regularización de la cuota de autónomos de meses anteriores como ha sucedido con la subida de la cuota de autónomos en 2020.
4. Seguro de responsabilidad civil.
5. Facturas por gastos de reparación o conservación asociados al inmovilizado necesario para desarrollar tu actividad: local, coche, ordenador, etc.
6. Facturas de gastos asociadas al inmovilizado necesario para desarrollar tu actividad: combustible para tu vehículo, compra de tinta para la impresora, servicios de limpieza para el local, etc.
7. Las comisiones que te haya cobrado el banco si tienes una cuenta exclusiva para tu negocio.
8. Facturas para el servicio prevención de riesgos laborales.
9. Facturas por adaptación a la LOPD.
10. Gastos de formación y cursos: los gastos de formación realizados durante el año, serán deducibles como gasto siempre y cuando estos cursos estén relacionados con tu actividad económica y sirvan para la obtención de ingresos en la misma.
11. Intereses de aplazamientos de impuestos concedidos por Hacienda Foral de Bizkaia. Te podrás deducir como gasto, el interés que te ha cobrado Hacienda por el aplazamiento de los impuestos.

¡IMPORTANTE! Si algunos de estos ingresos o gastos tienen fecha anterior al 1 de Octubre, deberás introducir el ingreso o gasto con fecha entre el 1 de Octubre y el 31 de Diciembre.

Gastos que se producen de forma periódica

Con el día a día, a veces se nos puede olvidar registrar algún gasto que llega todos los meses. Te recordamos algunos de los gastos que suelen repetirse mensual, trimestral o anualmente:

1. Tener registrada la cuota de autónomos o el pago a la mutua de los meses en los que has estado de alta. Es posible que el último recibo correspondiente al mes de Diciembre de la Seguridad Social no aparezca como cargo en tu cuenta bancaria hasta Enero del año siguiente; aún así tendrás que registrar el cargo con fecha de diciembre aunque te lo hayan cargado en Enero.
2. Tener registrados los gastos de personal, nóminas y Seguros Sociales correspondiente a cada uno de los meses del año en los que se ha tenido trabajadores contratados.
3. Tener registradas todas las cuotas de los préstamos vigentes. Puedes ayudarte del cuadro de amortización que te facilitará la entidad que te haya concedido el préstamo.
4. Tener registradas las facturas de servicios de telecomunicaciones, principalmente, internet y teléfono móvil en caso de que lo utilices para tu actividad.
5. Tener registradas las facturas de alquiler del local, oficina o despacho donde se lleva a cabo la actividad del negocio.
6. Tener registradas las facturas de gastos asociadas al local, suministros (agua, gas, electricidad, etc.), comunidad de propietarios, tasas, etc.
7. Tener registradas todas las cuotas del leasing o renting.
8. Tener registrado los recibos del colegio profesional al que pertenezcas.
9. Tener registradas todas las facturas asociadas al mantenimiento de la web.
10. Tener registradas las facturas de la asesoría.
11. Tener registrados todos los gastos de servicios web como: hosting, gestor de tareas tipo Asana, gestores de proyectos, Google Workspace, etc.
12. Comisiones bancarias por transferencias o gestión de remesas bancarias.
13. Comisiones de mantenimiento de la cuenta bancaria o tarjetas de crédito.
14. Comisiones de plataformas de cobro tipo Stripe o Paypal.

¡IMPORTANTE! Si algunos de estos ingresos o gastos tienen fecha anterior al 1 de Octubre, deberás introducir el ingreso o gasto con fecha entre el 1 de Octubre y el 31 de Diciembre.

El IVA no deducible

Hay algunas compras en las que el IVA que has pagado no es deducible en la declaración de IVA, pero sí en la Declaración de la Renta o en la declaración de IRPF. Para aplicarte la deducción hay que sumar ese importe de cuota de IVA a la base imponible de la factura del gasto. 

Los principales casos de IVA pagado no deducible en la declaración de IVA y sí deducible en la Renta son:

• Gastos de comidas, bebidas y hostelería: La regla general indica que este IVA NO es deducible.
• Gastos de gasolina u otros gastos de vehículos: IVA deducible 50%. Será deducible al 100% si se utiliza el vehículo de forma exclusiva para tu actividad, circunstancia que deberás demostrar en caso de que Hacienda te haga una inspección.
• Facturas de venta no cobradas: IVA ingresado pero no recuperado. Normalmente el IVA de estas facturas se recupera mediante la emisión de una factura rectificativa, siempre y cuando se siga el procedimiento legalmente establecido para poder emitirla. En caso de que se haya pasado el plazo para poder recuperarlo mediante factura rectificativa, te lo podrás deducir como un gasto.
• IVA en facturas intracomunitarias: el IVA de una factura intracomunitaria no es deducible.

Gastos de la vivienda particular si trabajas en ella

En Bizkaia si trabajas desde casa te puedes deducir los gastos relativos a la titularidad de la vivienda en el porcentaje que represente la parte del domicilio donde trabajas respecto al resto de tu casa. Te puedes deducir el IBI, basuras, comunidad de propietarios, etc. 

Vamos a poner un ejemplo en el que vamos a ver cómo calcular el porcentaje a deducir del importe de los gastos de la comunidad de propietarios:

Supongamos que dedicamos un espacio de unos 10 metros cuadrados de la vivienda a realizar nuestra actividad y que nuestra casa tiene en total 100 metros cuadrados. 

Si el recibo de la comunidad de propietarios que nos pasan todos los meses es de 30 €, el importe del gasto que te podrás deducir se obtendrá de realizar el siguiente cálculo:

• Para calcular el porcentaje que representa tu despacho respecto al resto de la vivienda, tendrás que dividir los metros cuadrados del despacho entre el total de metros cuadrados del domicilio y multiplicarlo por 100. En nuestro caso, el porcentaje de vivienda será = (10m / 100m) * 100 = 10%, es decir, el espacio dedicado será de 10% del total de la vivienda.
• Importe a deducir del importe del recibo de la comunidad de propietarios = 30 € * 10% = 3 €.

Gastos de suministros del domicilio

En caso de que quieras deducirte los gastos de suministros como agua, electricidad, etc. deberás tener un contador separado que registre el gasto correspondiente a la parte que dedicas al desarrollo de la actividad económica. Es decir, tendrías que tener un contador separado para el agua, para la electricidad, etc.

Gastos de restaurantes y hostelería

Los gastos de restaurantes, hostelería y dietas de los trabajadores serán deducibles siempre y cuando estos gastos sean necesarios para el desarrollo de la actividad económica. 

Para saber si es deducible, hay que diferenciar las siguientes situaciones en las que un autónomo sí puede deducirse el IVA de estos gastos:

• Cuando estos gastos son necesarios para la obtención de ingresos sí son deducibles. Por ejemplo esto ocurre cuando tienes que desplazarte para visitar a un cliente. Tienes que tener en cuenta que el importe de estos gastos no debe ser desmesurado. Para ello puedes tomar como referencia los importes que así considera Hacienda: si hay pernoctación 53,34 € al día y si no has pernoctado el importe no debe ser superior a 26,67 € al día. Si el desplazamiento ha sido al extranjero los importes serán de 91,35 € al día y 48,08 € al día respectivamente.
• Si invitas a comer a un cliente con la intención, por ejemplo, de cerrar un acuerdo comercial el IVA de esta comida sí es deducible.

Gastos no deducibles

Durante el año existen una serie de pagos que no son considerados como gastos deducibles. Los gastos no deducibles más comunes son: 

• Multas y sanciones: No son deducibles el pago de multas y sanciones que hayas tenido que abonar a Hacienda, Seguridad Social, Tráfico o cualquier otra administración pública. Tampoco te puedes deducir como gasto los recargos por ejemplo por presentación fuera de plazo de algún impuesto o por pago de la cuota de autónomos fuera del plazo voluntario. Todos estos pagos debes registrarlos  como «Gastos no deducibles», ya que son gastos de la actividad pero no son deducibles en el cálculo para el pago de impuestos.
• Cuotas de préstamos (el capital o la parte que se devuelve). Del importe de las cuotas de un préstamo, solo te puedes deducir como gasto la parte que corresponde a los intereses y registrarla en la cuenta “Intereses de préstamos”, la otra parte de la cuota es la devolución del principal y no es un gasto deducible. 
• Productos o servicios no necesarios para la actividad: Las compras que no estén relacionadas con la actividad del autónomo o la empresa o las destinadas al uso particular del autónomo (o los socios de la sociedad) no son un gasto deducible.

Pago de impuestos a Hacienda Foral de Bizkaia

Los pagos de los impuestos trimestrales realizados a la Hacienda Foral de Bizkaia no son gastos deducibles. 

Por lo tanto no se puede registrar como gasto el pago de los modelos principales como el modelo 100 Declaración de la Renta, modelo 110 IRPF de trabajadores y profesionales trimestral, modelo 111 IRPF de trabajadores y profesionales mensual, modelo 115 IRPF de alquileres, modelo 130 de retenciones y pagos a cuenta, modelo 200 Impuesto sobre sociedades, modelo 303 IVA y modelo 310 IVA en estimación objetiva.

Pago de impuestos municipales y autonómicos

Sí que son deducibles los impuestos y tributos no estatales:

• Los impuestos, tasas y tributos municipales o locales pagados a Ayuntamientos como: IBI, impuestos sobre vehículos (IVTM), tasas por vertidos, basuras, etc.
• Los impuestos, tasas y tributos autonómicos pagados a Comunidades Autónomas y Diputaciones como: impuesto por transmisiones, operaciones societarias, tasas, servicios públicos, etc.

Gastos de difícil justificación

En caso de que seas autónomo y estés de alta en el Régimen de Estimación Directa Simplificada de IRPF, podrás deducirte como gastos de difícil justificación el 10% de la diferencia entre tus ingresos y gastos reales del año. Esta deducción se aplica directamente al hacer la declaración de la renta.

Gastos de representación con clientes o proveedores

Son deducibles los gastos de representación y detalles realizados a clientes. 

Las muestras publicitarias y los gastos de regalos realizados a clientes y proveedores son deducibles pero siempre que no superen en conjunto el límite del 5% de la facturación total del año, además el importe unitario por destinatario y período impositivo no exceda de 300 € y que, además, quede constancia documental de la identidad del receptor. En el supuesto de que los citados gastos excedan de la cuantía mencionada, serán deducibles hasta dicho importe.

Comprobaciones varias para ingresos y gastos

Aquí te exponemos una serie de recomendaciones o de recordatorios que debes tener en cuenta a la hora de registrar tanto ingresos como gastos:

1. Las ayudas y subvenciones concedidas por las administraciones no llevan IVA.
2. Los gastos de Seguridad Social no llevan IVA ni IRPF. Tanto la cuota de autónomos como el gasto de Seguridad Social del régimen general cuando tienes trabajadores contratados. Por ello deberás comprobar que no has registrado ninguno de estos gastos con IVA.
3. Si estás dado de alta como Operador Intracomunitario (en el Registro de Operadores Intracomunitarios o ROI), recuerda que las facturas de operaciones intracomunitarias no llevan IVA ni IRPF.
4. Comprobar posibles duplicados por número de documento y fecha.
5. Comprobar que se ha registrado correctamente los datos fiscales del cliente y proveedor para que luego no haya ningún problema con el modelo 140.

Condiciones para que el IVA de un gasto sea deducible

Para que un gasto sea deducible, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

1. Que el gasto esté directamente relacionado con la actividad del negocio, es decir, no puede ser un gasto derivado del ámbito privado (por ejemplo una comida con familiares o un viaje de ocio).
2. Que haya factura o documento equivalente que justifique ese gasto y que en él aparezcan los datos fiscales completos del emisor y destinatario, como el NIF, nombre y apellidos o razón social, dirección, etc. No siempre el gasto se puede justificar con una factura, por ejemplo para justificar el gasto de un seguro, necesitarás tener la póliza y el recibo bancario del cobro.
3. Que esté contabilizado como tal. En el caso de autónomos de Bizkaia, deberá aparecer en el capítulo de gastos del Libro Registro de Operaciones Económicas Modelo 140.

¡TRUCO! Para justificar la titularidad del gasto, utiliza siempre que puedas cualquiera de los medios de pago que puedan identificarte como destinatario del gasto. Algunos de estos son: la tarjeta de crédito o débito del negocio, cuenta bancaria del negocio (para cargos en cuenta o transferencias) a nombre del autónomo o sociedad que se va a deducir el gasto.

Una vez aplicadas todas estas recomendaciones, podrás reducir el beneficio fiscal de tu actividad económica o profesional en tu declaración de la renta (para los autónomos) y en el impuesto sobre sociedades (para las sociedades).

No sólo esto sino que también podrás disfrutar de las deducciones correspondientes que cada impuesto permite siempre y cuando cumplas los requisitos necesarios. Para esto lo mejor es que te pongas en contacto con nuestro equipo de asesoría Bilbao para ayudarte a optimizar las deducciones fiscales.