Qué es una factura y para qué sirve

En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber sobre qué es una factura, cómo se emite, qué debe incluir y qué normas la regulan, tanto en el ámbito estatal como en el foral de Bizkaia.

Nuestro objetivo es ayudarte a entender, paso a paso, cómo cumplir con la normativa vigente —incluidos los sistemas como Verifactu, TicketBAI y Batuz— y cómo Tukonta puede facilitarte el proceso para que tu facturación sea siempre clara, segura y sin errores.

Qué es una factura y para qué sirve

Una factura no es solo un documento administrativo: es la prueba legal de que una operación económica ha tenido lugar entre dos partes. 

En el día a día, puede parecer rutinaria —como cuando cobras por un servicio o compras un producto—, pero en realidad es el núcleo de toda la actividad económica.

Emitir y conservar facturas correctamente es una obligación legal, un requisito fiscal y, sobre todo, una herramienta de control que te permite conocer la salud financiera de tu negocio.

Definición jurídica y mercantil

Desde el punto de vista jurídico, una factura es un documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o de prestación de servicios entre dos partes: 

Quién los ofrece (emisor) y quién los recibe (destinatario).

Su función principal es dejar constancia escrita y verificable de que esa operación se ha realizado conforme a la ley, y de que se han aplicado los impuestos correspondientes.

Como veremos dentro de un momento, en España, la regulación de las facturas se establece en el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 

Este reglamento determina cuándo es obligatorio emitir una factura, qué información debe contener y durante cuánto tiempo debe conservarse.

A efectos mercantiles, la factura actúa como:

• Prueba documental de la operación realizada.
• Justificante de cobro o pago, según el caso.
• Título ejecutivo en caso de impago, ya que puede usarse como prueba en procedimientos judiciales.

En el ámbito empresarial y contable, la factura constituye además la base de los libros de registro de facturas emitidas y recibidas, que toda empresa o autónomo debe mantener actualizados.

En resumen, la factura es el documento que da forma legal, contable y fiscal a cada transacción que realizas como profesional o empresa.

Esto nos lleva al siguiente apartado.

Funciones principales: contable, legal y fiscal

Tal y como acabamos de señalar, una factura cumple tres funciones esenciales dentro de cualquier actividad económica: contable, legal y fiscal. 

Entender cada una te permite valorar su importancia más allá del mero trámite administrativo.

Función contable

Desde el punto de vista contable, la factura sirve para registrar ordenadamente todas las operaciones económicas de tu negocio. 

Cada factura emitida o recibida debe reflejarse en los libros de contabilidad, lo que te permite:

• Calcular con precisión los ingresos, gastos y beneficios.
• Controlar la liquidez y los flujos de caja.
• Elaborar balances, previsiones y cierres contables sin errores.

En otras palabras, las facturas son el punto de partida de tu contabilidad. 

Sin ellas, no podrías medir la rentabilidad real ni cumplir con tus obligaciones financieras.

Función legal

La factura también tiene una función probatoria: demuestra que una operación se ha realizado entre dos partes bajo determinadas condiciones.

Ante una reclamación, un impago o una auditoría, la factura es el documento que acredita la existencia de un contrato de compraventa o prestación de servicios.

Por ello, conservarla no solo es una exigencia legal, sino una garantía jurídica para ti y para tu cliente.

Función fiscal

Finalmente, toda factura tiene implicaciones fiscales.

Es el soporte que te permite liquidar correctamente los impuestos, tanto los que repercutes (como el IVA), como los que soportas (por tus gastos deducibles). 

Además, también:

• Justifica tus ingresos ante la Agencia Tributaria.
• Permite deducir el IVA soportado en tus compras.
• Facilita la correcta aplicación de retenciones en el IRPF cuando corresponde.

Emitir, registrar y conservar facturas de forma correcta, garantiza que tu negocio cumpla con Hacienda y evita sanciones, recargos o inspecciones innecesarias.

Diferencias entre una factura y un recibo

Aunque a menudo se confunden, una factura y un recibo no son lo mismo. 

Ambos documentos reflejan una operación económica, pero su función, contenido y validez fiscal son muy diferentes.

Conocer esa diferencia es clave para evitar errores que puedan afectar a tu contabilidad o a tus obligaciones tributarias.

La factura: documento con valor legal y fiscal

La factura acredita una venta o la prestación de un servicio, indicando de forma detallada la operación, los impuestos aplicados y los datos de ambas partes.

Tiene validez fiscal y contable, lo que significa que:

• Debe incluirse en los libros de facturas emitidas o recibidas.
• Permite justificar ingresos y gastos ante Hacienda.
• Sirve como base para declarar y liquidar impuestos como el IVA o el IRPF.

Por tanto, emitir una factura no es opcional cuando realizas una actividad económica: es una obligación legal para autónomos y empresas.

El recibo: comprobante de pago sin efectos fiscales

El recibo, en cambio, es un simple justificante de que un pago se ha efectuado. 

Suele emitirse después de la operación y refleja información más básica: fecha, importe total, concepto y medio de pago.

No tiene efectos fiscales ni contables, por lo que:

• No sirve para declarar impuestos.
• No puede usarse para deducir gastos o justificar ingresos.
• Su función es únicamente informativa o comercial.

Marco legal de la facturación en España y territorios forales

Emitir una factura es una obligación legal regulada.

En este sentido, conviene distinguir dos grandes ámbitos.

• Por un lado, el marco estatal y general, aplicable en España, y fijado por el Reglamento de Facturación estatal (Real Decreto 1619/2012)
• Por otro lado, el marco foral, de carácter obligatorio en Bizkaia, Gipuzkoa, Araba y Navarra. En este caso, cada Diputación Foral puede establecer requisitos técnicos y fiscales adicionales para los contribuyentes de su territorio.

Como veremos en breve, una de las grandes diferencias entre ambas normativas es la referente a la regulación de los software de facturación y la lucha contra el fraude fiscal.

Dado que la mayoría de los clientes de Tukonta tienen su domicilio fiscal en Bizkaia, un poco más abajo, vamos a incluir un apartado específico para este territorio foral.

Reglamento de facturación estatal (Real Decreto 1619/2012)

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es la norma que regula las obligaciones de facturación en España. 

Este decreto sustituye a normativas anteriores y establece las reglas generales que deben seguir todas las empresas y autónomos que realicen actividades económicas sujetas a IVA o IRPF.

Su objetivo es garantizar la trazabilidad, veracidad y transparencia de todas las operaciones económicas, definiendo qué debe contener una factura, cuándo debe emitirse y cómo debe conservarse.

Estos son los principales aspectos regulados:

• La obligación de emitir factura en cada operación sujeta a IVA o IRPF.
• Los requisitos mínimos que debe contener (datos identificativos, numeración, desglose de impuestos, fechas, importes, etc.).
• La distinción entre factura completa y simplificada.
• Los plazos de emisión y conservación (normalmente cuatro años a efectos fiscales).
• Las condiciones para emitir facturas electrónicas y los requisitos técnicos de autenticidad, integridad y legibilidad.

Novedades normativas: Ley Antifraude y Verifactu (desde 2026)

En los últimos años, España ha iniciado una profunda transformación en materia de facturación electrónica y control fiscal.

El eje de este cambio es la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, que introduce el nuevo sistema de verificación de facturas Verifactu, aplicable a partir de 2026.

El objetivo principal es impedir la manipulación de facturas y garantizar que todos los ingresos declarados por empresas y autónomos sean trazables, verificables e inalterables una vez emitidos.

Qué es Verifactu

Contamos con una guía completa sobre qué es Verifactu. No obstante, permítenos hacerte un breve resumen.

Se trata del nuevo estándar técnico para la emisión de facturas electrónicas en toda España.

A partir de 2026, obliga a todas las empresas y profesionales a utilizar software de facturación certificado por la Agencia Tributaria, con las siguientes características:

• Registro automático e inalterable

Cada factura queda registrada de forma automática, con una huella digital (hash) que garantiza que no puede modificarse ni eliminarse después de su emisión.

• Código QR obligatorio
  Todas las facturas deberán incluir un código QR que permita verificar su autenticidad y consultar los datos básicos de la operación.
• Envío automático o diferido a la Agencia Tributaria
  Los programas de facturación podrán funcionar en dos modalidades:
  • Verifactu con envío automático: el software enviará cada factura a la AEAT en tiempo real.
  • Verifactu sin envío automático: el software generará los registros y los conservará, quedando disponibles para una posible verificación posterior.
• Texto identificativo en la factura
  Las facturas emitidas bajo este sistema deberán incluir la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT (Verifactu)”.

A quién se aplica y desde cuándo

El sistema Verifactu es obligatorio a partir de 2026 para todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas en el territorio común español.

Sin embargo, no se aplica en los territorios forales de Bizkaia, Gipuzkoa y Araba, ya que estos disponen de sus propios sistemas equivalentes (TicketBAI y BATUZ), los cuales presentaremos enseguida.

Normativa foral sobre facturación en Bizkaia

En Bizkaia, la facturación se regula por una normativa foral propia que complementa y, en algunos aspectos, sustituye a la normativa estatal. 

Esta normativa forma parte del proyecto BATUZ, una iniciativa impulsada por la Diputación Foral de Bizkaia para modernizar el sistema tributario, mejorar el control fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones de autónomos y empresas.

A diferencia del resto de España, donde se aplica el Real Decreto 1619/2012, en Bizkaia la facturación se rige principalmente por las siguientes normas:

• Norma Foral 5/2020, que da origen al sistema BATUZ: establece la obligación de que todos los contribuyentes utilicen un software garante autorizado —como Tukonta— para emitir sus facturas en formato TicketBAI y comunicar automáticamente la información a la Hacienda Foral.
• Decreto Foral 82/2020, que regula en detalle el sistema TicketBAI, y define qué se considera software garante, sus requisitos técnicos, los plazos de envío a la Hacienda Foral y las condiciones de homologación de los programas, entre otras cosas.
• Orden Foral 1482/2020, que establece los aspectos técnicos del alta y registro de los softwares garantes en Bizkaia.

Hay otras normas complementarias, pero su contenido no afecta sustancialmente a la información explicada en esta guía.

Régimen foral: TicketBAI y BATUZ en Bizkaia, Gipuzkoa y Araba

Tal y como hemos indicado un poco más arriba, el País Vasco cuenta con un sistema propio de control de la facturación y la actividad económica que sustituye al modelo estatal.

Este sistema común se llama TicketBAI, y es el resultado de un proyecto conjunto de las tres Haciendas Forales —Bizkaia, Gipuzkoa y Araba— y el Gobierno Vasco.

Te recomendamos ver nuestro tutorial completo sobre qué es TicketBAI y cómo funciona.

Su finalidad es garantizar la trazabilidad de todas las operaciones económicas, prevenir el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento tributario mediante la automatización de la emisión de facturas.

El sistema establece un modelo técnico único de facturación electrónica, basado en tres pilares:

• Uso de software garante: programas certificados que generan facturas con un código único (TBAI) y un código QR.
• Firma electrónica de cada factura: que garantiza su autenticidad e inalterabilidad.
• Remisión automática de la información a la Hacienda Foral correspondiente: cada factura se comunica telemáticamente a la administración.

Aunque TicketBAI es una iniciativa compartida, cada territorio foral ha desarrollado su propia normativa y herramientas complementarias, lo que significa que las obligaciones concretas pueden variar según dónde tengas tu domicilio fiscal.

Solo en Bizkaia: el sistema BATUZ

Bizkaia ha ido más allá con el sistema BATUZ, que integra TicketBAI dentro de un modelo fiscal completo.

BATUZ une tres elementos en un mismo entorno:

• Facturación electrónica TicketBAI.
• Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE), que recopila todos los ingresos y gastos así como otras operaciones de trascendencia tributaria. Este libro registro se confecciona a través del modelo 140 para autónomos y el modelo 240 para sociedades.
• Borradores de declaraciones de IVA.

En Bizkaia, el uso de software garante —como Tukonta— es obligatorio desde 2024 para todos los autónomos y empresas.

Además, quienes cumplen con BATUZ pueden beneficiarse de deducciones fiscales de hasta el 60% en IRPF o Impuesto sobre Sociedades.

En Gipuzkoa: implantación progresiva de TicketBAI

En Gipuzkoa, TicketBAI se aplica también de forma obligatoria desde 2024, tras un proceso gradual iniciado en 2022.

Cada factura debe generarse mediante un software garante homologado que envía automáticamente la información a la Hacienda Foral de Gipuzkoa.

No existe un sistema complementario equivalente al LROE de Bizkaia, pero la trazabilidad de las operaciones es idéntica.

En Araba (Álava): sistema TicketBAI-Álava

La Diputación Foral de Araba adoptó el mismo sistema TicketBAI, con calendario y requisitos técnicos propios.

El uso de software garante es también obligatorio y las facturas se comunican automáticamente a la Hacienda Foral de Álava, bajo el mismo formato técnico TBAI.

Al igual que en Gipuzkoa, no existe un sistema adicional como BATUZ, pero las obligaciones de registro y conservación son equivalentes.

Quién está obligado a emitir factura

Emitir una factura es una obligación legal para la mayoría de los autónomos y empresas en España.

Su emisión acredita que una operación económica se ha realizado de forma legal, transparente y conforme a las normas tributarias.

Además, es el documento que permite justificar los ingresos y gastos ante la Administración, liquidar impuestos y reclamar pagos en caso de impago.

Sin embargo, la obligación de emitir factura no se aplica de igual manera a todos los casos.

Dependerá del tipo de actividad, del cliente y del régimen fiscal del emisor.

Autónomos y empresas

Los autónomos y las sociedades mercantiles tienen la obligación de emitir factura por todas las operaciones que realicen en el ejercicio de su actividad económica.

En la práctica, deberás emitir factura cuando:

• Vendes un producto o prestas un servicio a otra empresa o autónomo.
  Por ejemplo, un diseñador gráfico que trabaja para una agencia de marketing, o un proveedor que suministra material a un taller.
• Realizas operaciones con la Administración pública.
  Todos los contratos con ayuntamientos, diputaciones, centros educativos o sanitarios requieren facturación electrónica a través de los sistemas oficiales (por ejemplo, FACe).
• Exportas bienes o realizas operaciones intracomunitarias.
  En estos casos, la factura debe incluir los datos fiscales del cliente en otro país de la Unión Europea y cumplir los requisitos específicos de IVA intracomunitario o exportación.
• Cobras anticipos o pagos parciales.
  Si recibes un anticipo de un cliente, también debes emitir una factura por el importe recibido, ya que el anticipo devenga IVA.
• Realizas operaciones con consumidores finales, si lo solicitan.
  Aunque las ventas a particulares pueden justificarse con facturas simplificadas (antiguos tickets), cualquier cliente puede pedir una factura completa, y estás obligado a emitirla.

En el caso del País Vasco

Recuerda que si tu negocio tiene domicilio fiscal en Bizkaia, Gipuzkoa o Araba, todas tus facturas deben emitirse a través de software garante homologado por la Hacienda Foral, como Tukonta.

Esto significa que cada factura se comunica automáticamente a la administración correspondiente, cumpliendo con TicketBAI y, en Bizkaia, también con BATUZ.

Casos en los que hay que emitir factura aunque no seas autónomo o empresario

Aunque lo habitual es que solo los autónomos y las empresas emitan facturas, existen situaciones en las que una persona física también está obligada a hacerlo.

En estos casos, la factura actúa como prueba de una operación económica puntual, y permite a ambas partes dejar constancia legal del pago y de los impuestos asociados.

Estas obligaciones se recogen en el Real Decreto 1619/2012 y, en el ámbito foral, en la Norma Foral 5/2020 de Bizkaia y sus decretos de desarrollo.

• Venta ocasional de bienes o prestación puntual de servicios

Si una persona no dada de alta como autónoma realiza una operación económica aislada —por ejemplo, la venta de una obra de arte o la cesión temporal de derechos—, debe emitir factura.
En este caso, la factura no implica que tenga que darse de alta como autónomo, pero sí debe declarar el ingreso obtenido en su declaración del IRPF.

• Operaciones con la Administración pública o con empresas
  Cuando una persona física cobra una remuneración por un trabajo o colaboración puntual con una empresa o institución (por ejemplo, una conferencia, un estudio o una consultoría esporádica), está obligada a emitir factura.
  La factura incluirá el IVA (si procede) y la retención de IRPF, que la empresa receptora ingresará a Hacienda en nombre del emisor.
• Transmisión de bienes con carácter habitual
  Si una persona realiza de forma repetida operaciones de compraventa, aunque no se haya dado de alta como autónoma, Hacienda puede considerar que ejerce una actividad económica y exigirle que regularice su situación, además de emitir las facturas correspondientes.
• Operaciones entre particulares sujetas a impuestos especiales
  En algunos casos (como la venta de vehículos usados o de bienes sujetos a registro público), la Administración puede exigir la emisión de factura para dejar constancia de la operación, aunque ninguna de las partes sea un trabajador autónomo o empresa.

Operaciones exentas de obligación de facturar

Aunque la regla general es que todo empresario o profesional debe emitir factura por cada venta o servicio que realiza, el Reglamento de Facturación establece varias excepciones.

Estas excepciones permiten no emitir factura, siempre que la operación esté debidamente registrada y cumpla con los requisitos fiscales correspondientes.

En la práctica, estas exenciones se aplican cuando no existe obligación de repercutir IVA o cuando la propia naturaleza de la actividad lo hace innecesario.

El artículo 3 del mencionado Real Decreto 1619/2012 permite no emitir factura en determinados supuestos.

Entre los más habituales, destacan los siguientes:

• Operaciones exentas de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA
  Incluye, entre otras, las siguientes actividades:
  • Servicios médicos, sanitarios y hospitalarios.
  • Servicios de educación reglada o formación impartida por centros autorizados.
  • Operaciones de seguro, reaseguro y capitalización.
  • Determinadas operaciones financieras, como préstamos o depósitos.
  • Arrendamientos de viviendas sujetos al régimen de exención del IVA.
• Operaciones incluidas en el Régimen Especial del Recargo de Equivalencia
  Los comerciantes minoristas que tributan bajo este régimen no tienen que emitir factura cuando venden a consumidores finales, salvo que el cliente la solicite expresamente.
• Actividades acogidas al Régimen Simplificado del IVA (módulos)
  Los autónomos que tributan por módulos solo están obligados a emitir factura cuando venden activos fijos (como un vehículo o maquinaria), o cuando su cliente es otra empresa o profesional.
• Autorización expresa de la Agencia Tributaria
  Hacienda puede autorizar, de forma individual, a no emitir facturas en ciertos sectores o actividades donde su emisión resultaría especialmente compleja o perturbadora (por ejemplo, algunos servicios públicos o transportes colectivos).

Dicho esto, y aunque no exista obligación general de emitir factura, cualquier cliente puede solicitarla, y en ese caso el proveedor debe emitirla.

Debe hacerlo conforme a las normas habituales (numeración, identificación, tipo de IVA, etc.), y conservarla junto con el resto de su facturación.

Finalmente, recuerda que no tener que emitir factura no significa no declarar la operación.

Toda transacción económica debe estar registrada y justificada contablemente, aunque se realice bajo un régimen simplificado o una exención.

Plazos para emitir y conservar las facturas

Tanto la emisión como la conservación de las facturas están sometidas a unos plazos legales.

Plazo de emisión según el tipo de cliente

El momento en que se debe emitir una factura depende del tipo de destinatario y de la naturaleza de la operación.

Además, ten en cuenta que cumplir con los plazos de emisión no solo garantiza la validez legal de la factura, sino que también permite:

• Registrar correctamente los ingresos y gastos del periodo contable.
• Evitar sanciones por incumplimiento de los plazos establecidos.
• Facilitar la liquidación trimestral del IVA, que se basa en las fechas de emisión y devengo de las facturas.

Facturas a empresas o autónomos

Cuando el cliente es otra empresa o profesional, la normativa es muy clara:

• La factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación o se haya producido el devengo del impuesto.
• Este plazo se aplica tanto a la entrega de bienes como a la prestación de servicios.

Por ejemplo, si realizas un servicio el 25 de marzo, tendrás hasta el 16 de abril para emitir la factura correspondiente.

Esta regla también se aplica cuando el cliente es una Administración pública, salvo que el contrato establezca un procedimiento electrónico con plazos específicos (como ocurre con las plataformas FACE o TicketBAI).

Facturas a particulares

Cuando el destinatario es un consumidor final, la factura debe emitirse en el momento en que se realiza la operación.

Esto incluye ventas al por menor, servicios directos o cualquier transacción en la que no intervenga otra empresa o profesional.

Por ejemplo, si vendes un producto a un particular en tu establecimiento, la factura (habitualmente simplificada) debe emitirse justo al entregar el bien o prestar el servicio.

Te recomendamos ver nuestro tutorial sobre facturas simplificadas.

Facturas emitidas por intermediarios o terceros

En los casos en que una factura es emitida por un tercero autorizado (por ejemplo, un gestor o una plataforma online), el plazo máximo sigue siendo el día 16 del mes siguiente al devengo del IVA.

Sin embargo, es importante que exista un acuerdo previo entre ambas partes que lo autorice.

Plazos especiales: recapitulativas y rectificativas

Además de las facturas ordinarias, existen dos tipos de factura con plazos específicos para su emisión: las recapitulativas y las rectificativas.

Ambas siguen el marco general del Reglamento de Facturación, pero presentan particularidades importantes que conviene tener presentes.

Facturas recapitulativas

Las facturas recapitulativas permiten agrupar varias operaciones realizadas con un mismo cliente en un periodo determinado.

Son muy útiles para empresas o profesionales que realizan ventas o servicios frecuentes al mismo destinatario.

Los plazos dependen del tipo de cliente:

• Si el destinatario es un particular, la factura recapitulativa debe emitirse como máximo el último día del mes en que se realizaron las operaciones.
• Si el destinatario es otra empresa o autónomo, el plazo se amplía hasta el día 16 del mes siguiente al de la última operación incluida en la factura.

Por ejemplo, supongamos que has prestado varios servicios a un cliente durante el mes de abril. 

Puedes emitir una única factura recapitulativa con todas las operaciones hasta el 16 de mayo, siempre que incluyas la referencia a cada fecha y operación concreta.

Este tipo de factura simplifica la gestión y reduce el número de documentos emitidos, pero exige mantener un control interno riguroso para evitar errores de registro o duplicidad.

Facturas rectificativas

Por su parte, las facturas rectificativas se emiten para corregir errores en una factura anterior.

Pueden utilizarse para ajustar importes, modificar datos del cliente o corregir el tipo impositivo aplicado.

El plazo legal para emitir una factura rectificativa es:

• Tan pronto como se detecte el error.
• Y, en cualquier caso, antes de que hayan transcurrido cuatro años desde la emisión de la factura original, que es el plazo máximo de prescripción tributaria.

Por ejemplo, supongamos que emitiste una factura en enero con un IVA incorrecto. Detectas el error en marzo: deberás emitir una factura rectificativa en esa misma fecha, haciendo constar el motivo de la rectificación y la referencia a la factura original.

No es necesario anular la factura anterior: la rectificativa complementa o sustituye los datos incorrectos y ambas deben conservarse juntas en los registros contables.

Por último, ten presente que tanto las facturas recapitulativas como las rectificativas deben conservar la numeración correlativa y la trazabilidad con los documentos originales.

El uso de software de facturación certificado —como los adaptados a TicketBAI o Verifactu— evita errores de fechas, duplicaciones o numeraciones incorrectas.

Fecha de operación y fecha de emisión

Hasta ahora, en la práctica habitual de autónomos y empresas, era posible ajustar la fecha de emisión de una factura para hacerla coincidir con la fecha real de la operación o con el cierre del periodo contable.

Sin embargo, con la entrada en vigor de Verifactu (y de TicketBAI en el País Vasco), esta flexibilidad desaparece.

La normativa distingue claramente entre dos fechas que deben reflejarse en la factura y que cumplen funciones distintas:

Fecha de operación

Es la fecha real en que se entrega el bien o se presta el servicio.

Marca el momento del devengo del IVA, es decir, cuándo nace la obligación de repercutir el impuesto y declararlo a Hacienda.

Por ejemplo, si realizas un trabajo el 25 de marzo, esa es la fecha de operación, aunque aún no hayas emitido la factura.

Fecha de emisión

Es el día en que la factura se genera y se expide al cliente.

Con Verifactu, esta fecha queda registrada automáticamente por el software de facturación, y no puede modificarse manualmente.

Será siempre el día real en que se emite la factura, sin posibilidad de alterar el registro posterior.

Por ejemplo, si emites la factura el 5 de abril, aunque la operación sea del 25 de marzo, el sistema reflejará automáticamente:

• Fecha de operación: 25 de marzo
  
• Fecha de emisión: 5 de abril
  

Ambas fechas deben aparecer en la factura si son distintas.

Por qué las fechas son clave con Verifactu y TicketBAI

Estos sistemas tienen como objetivo garantizar la integridad, trazabilidad y veracidad de las facturas.
Por ello, toda factura generada incluirá automáticamente:

• Un sello de tiempo con la fecha y hora exacta de emisión.
• Una huella digital (hash) que vincula esa factura con las anteriores, impidiendo alteraciones posteriores.

Esto significa que ya no será posible emitir facturas con fechas retroactivas ni modificar la fecha de emisión para “ajustar” periodos contables.

El software debe registrar la factura en el momento exacto en que se genera, y ese registro será el que Hacienda utilizará para verificar la secuencia y el cumplimiento.

Para evitar desajustes contables, te recomendamos adoptar una rutina de facturación diaria o semanal.

Emitir las facturas justo al finalizar cada servicio o entrega reducirá el riesgo de errores y garantizará la coherencia entre las fechas de operación y emisión.

Además, debes utilizar siempre un sistema de facturación que deje rastro del envío y la recepción de las facturas.

Los programas adaptados a TicketBAI o Verifactu suelen incluir funciones automáticas de notificación, sello de tiempo o acuse de lectura, lo que garantiza la validez documental del proceso.

Si operas en el País Vasco, te recomendamos optar por Tukonta.

Plazo de envío al cliente

La normativa no solo regula cuándo debe generarse la factura, sino también cuándo debe ponerse efectivamente a disposición del destinatario.

Ten en cuenta que cumplir con los plazos de envío tiene implicaciones legales y contables:

• La factura no se considera entregada hasta que llega efectivamente al cliente.
• Si no se envía en plazo, no se podrá reclamar el pago formalmente ni contabilizar correctamente la operación.
• En caso de inspección, Hacienda puede requerir prueba del envío o de la puesta a disposición del cliente.

Plazo general de envío

Una vez emitida, la factura debe enviarse o entregarse al cliente en un plazo máximo de un mes desde su fecha de emisión.

Por ejemplo, si emites una factura el 10 de abril, debes haberla enviado o entregado al cliente antes del 10 de mayo.

El envío puede hacerse por distintos medios siempre que quede constancia de su recepción:

• Correo postal o mensajería.
• Correo electrónico, con acuse de recibo o sistema que acredite el envío.
• Portal o plataforma electrónica, en el caso de grandes empresas o Administraciones públicas.

Envío a la Administración pública

Cuando el cliente es un organismo público, la factura debe emitirse en formato electrónico y remitirse a través del sistema correspondiente.

A nivel estatal, dispones del sistema FACe, y en el País Vasco, existe el Servicio de facturación electrónica del Gobierno Vasco. 

En este caso, el plazo de envío puede estar fijado en el propio contrato o en la convocatoria, pero siempre dentro de los 30 días posteriores a la emisión.

Plazos de conservación y archivo

Emitir y enviar una factura en plazo es solo una parte del proceso.

También es obligatorio conservar y archivar todas las facturas —tanto emitidas como recibidas— durante el tiempo que establecen las distintas normativas.

Estos plazos varían según la finalidad: fiscal, mercantil o penal.

Conservación fiscal

La Agencia Tributaria exige conservar las facturas durante un plazo mínimo de cuatro años, que coincide con el periodo de prescripción de los tributos (artículo 66 de la Ley General Tributaria).

Durante ese tiempo, Hacienda puede requerir su presentación en caso de inspección o comprobación.

Este plazo de cuatro años se aplica tanto a las facturas emitidas como a las recibidas, y comienza a contar desde:

• El último día del plazo de presentación del impuesto correspondiente (IVA o IRPF).
• O desde la fecha en que se presentó la autoliquidación, si fue posterior.

Conservación mercantil

El Código de Comercio obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes —incluidas las facturas— durante seis años a partir del último asiento realizado.

Este deber afecta a todas las empresas, sociedades y autónomos que lleven contabilidad.

Conservación penal

El Código Penal establece un plazo de 10 años para conservar los documentos que puedan tener relevancia en procedimientos de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo.

Esta obligación afecta especialmente a asesorías, despachos, entidades financieras y profesionales que gestionen fondos de terceros.

Conservación en materia de inversiones y bienes inmuebles

Existen plazos más amplios cuando las facturas están relacionadas con bienes de inversión o inmuebles:

• 10 años para inversiones empresariales o maquinaria.
• 15 años para facturas vinculadas a la compra de bienes inmuebles.

Requisitos de conservación

Las facturas deben conservarse en su formato original —en papel o electrónico— y mantenerse legibles y accesibles durante todo el periodo legal.

La normativa permite el archivo digital, siempre que se garantice:

• La integridad del contenido (sin alteraciones).
• La autenticidad del origen (identificación del emisor).
• La legibilidad por medios informáticos en caso de requerimiento.

Por norma general, los programas certificados de facturación (como los adaptados a TicketBAI o Verifactu) incluyen funciones automáticas de almacenamiento seguro, con copias de respaldo y registro de acceso.

Consecuencias de incumplir los plazos

Emitir, enviar o conservar las facturas fuera de los plazos establecidos puede tener consecuencias importantes.

Las sanciones se recogen en la Ley General Tributaria (artículo 201) y en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).

Retraso en la emisión de facturas

Emitir una factura fuera de plazo —por ejemplo, más allá del día 16 del mes siguiente al devengo— constituye una infracción tributaria leve.

La sanción es del 2% del importe total de las operaciones afectadas, con un mínimo de 300 euros por factura, cuando no pueda determinarse el importe exacto.

Esto último se refiere a los casos en los que no se ha llegado a emitir la factura ni se ha incorporado a un registro contable.

Por ejemplo, supongamos que una empresa emite fuera de plazo dos facturas de 10.000 euros cada una.

La sanción sería de 2% sobre 20.000 €, es decir, 200 € por cada factura (400 € en total).

Sin embargo, en caso de que la empresa ni siquiera haya emitido las facturas o no sea posible determinar su importe, la sanción sería de 300 euros por cada factura, es decir, 600 euros en total.

Este último caso, suele darse cuando Hacienda detecta irregularidades, ya sea al cruzar la información declarada por terceros o al realizar una inspección.

No conservar las facturas

La falta de conservación durante el periodo exigido (mínimo 4 años a efectos fiscales) puede considerarse infracción grave, ya que impide a Hacienda verificar la contabilidad.

Además de sanciones económicas, puede implicar:

• Pérdida del derecho a deducir el IVA soportado.
• Imposibilidad de justificar gastos ante la Administración.
• Problemas en auditorías o revisiones contables.

No enviar o entregar la factura al cliente

Si la factura no se entrega dentro del mes siguiente a su emisión, se puede considerar que la operación no está correctamente documentada.

Esto afecta tanto al emisor como al receptor, ya que:

• El cliente no puede deducirse el IVA hasta recibirla.
• El emisor puede tener dificultades para reclamar el cobro judicialmente.

Fechas incorrectas o discordantes

Tanto con Verifactu, como con TicketBAI, cualquier discrepancia entre la fecha de operación y la fecha de emisión quedará registrada automáticamente.

Las alteraciones manuales o intentos de “ajustar” fechas pueden considerarse manipulación del registro contable, una infracción grave con sanciones de hasta 6.000 euros por factura si se acredita la intención de ocultar información.

En Bizkaia: régimen sancionador de Batuz y TicketBAI

La Hacienda Foral de Bizkaia establece sanciones específicas para el incumplimiento del sistema TicketBAI y Batuz, recogidas en la Norma Foral 5/2020:

• 300 € por cada factura no emitida correctamente con software garante.
• Hasta 6.000 € si se detecta manipulación del fichero TBAI.
• Cierre temporal del establecimiento en casos de reincidencia.

Elementos obligatorios de una factura

En este apartado, vamos a explicarte qué debe contener una factura para ser válida, y evitar problemas con tus clientes o Hacienda.

Datos identificativos del emisor y del cliente

Son la base jurídica de la factura. Si fallan, todo lo demás cojea.

Emisor (quien factura):

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF (o CIF en sociedades).
• Domicilio fiscal completo.
• (Opcional útil) Email y teléfono de contacto.

Cliente (destinatario):

• Si es empresa o autónomo: nombre/razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Si es particular: nombre y, si solicita factura completa para deducir o justificar, NIF y domicilio.
• Si es operador intracomunitario: NIF-IVA válido (VIES).

Permítenos recomendarte algunas buenas prácticas:

• Valida el NIF antes de emitir.
• Usa una sola ficha por cliente/proveedor para evitar duplicados.
• En intracomunitarias, guarda la prueba de transporte/servicio y la validez del NIF-IVA.

Aquí te dejamos algunos errores típicos que debes evitar:

• NIF mal escrito o desactualizado.
• Razón social incompleta.
• Domicilio fiscal antiguo.

Numeración y series de facturación

Cada factura debe tener un número único y correlativo, sin saltos ni duplicados.

Esta numeración es obligatoria y debe reflejar el orden cronológico real de emisión.

Éstas son las reglas clave que debes tener presente:

• La numeración debe comenzar por el número 1 al inicio de cada serie y continuar sin interrupciones.
• No se pueden emitir facturas con fecha posterior pero número anterior, ni dejar “huecos” en la secuencia.
• Las facturas anuladas o rectificativas deben conservar su numeración original (no se pueden eliminar).

En lo que se refiere a las series de facturación, ten en cuenta que puedes crear varias series cuando sea necesario, siempre que estén justificadas.

Éstos son los casos habituales:

• Distintos establecimientos o centros de actividad.
• Diferentes tipos de operaciones (por ejemplo, facturas ordinarias, rectificativas o simplificadas).
• Diferentes divisas, años, etc.
• Actividades con regímenes fiscales distintos.
• Emisión por terceros o procedimientos judiciales.

Usar series facilita la trazabilidad y la gestión contable, sobre todo si trabajas con distintos tipos de facturación (por ejemplo, servicios recurrentes, exportaciones o alquileres).

Para evitar errores, te recomendamos:

• Definir una convención clara: p. ej., A-2025-000123 (Serie-Año-Consecutivo).
• Cerrar las series al final del ejercicio y abrir nuevas al inicio.
• Bloquear la edición del número una vez emitida.

Fechas: emisión, operación y vencimiento

Una factura válida debe incluir tres fechas clave, cada una con un propósito distinto:

Fecha de emisión:

Es el día en que efectivamente se expide la factura.

Con la entrada en vigor de Verifactu y bajo TicketBAI, esta fecha la genera automáticamente el software y no puede modificarse.

Fecha de operación:

Corresponde al momento en que se realiza la entrega del bien o la prestación del servicio.

Debe figurar siempre que sea distinta a la de emisión.

Por ejemplo: realizas un servicio el 25 de marzo, pero emites la factura el 5 de abril.

En ese caso, la fecha de operación será el 25 de marzo y la de emisión el 5 de abril.

Fecha de vencimiento:

Indica el último día para realizar el pago.

No es obligatoria, pero incluirla es una práctica recomendable, ya que facilita la gestión de cobros y las reclamaciones en caso de impago.

Descripción de productos o servicios

La descripción debe permitir identificar con claridad qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado.

Cuanto más clara sea, más útil será para el cliente, para Hacienda y para tu propia contabilidad.

Incluye:

• Denominación del producto o servicio.
• Unidades y precio unitario.
• Descuentos o bonificaciones no incluidos en el precio.
• Base imponible resultante.

Evita términos genéricos como “servicios varios” o “venta de productos”. 

En su lugar, usa descripciones breves pero precisas:

Por ejemplo: “Servicio de mantenimiento web trimestral (enero-marzo 2025)”.

Esta información sirve también para justificar la deducción del gasto o la aplicación de un tipo de IVA específico.

Tipos de IVA y desglose de bases y cuotas

El IVA debe aparecer desglosado por tipo impositivo y aplicado correctamente a cada operación.

Estos son los elementos obligatorios:

• Base imponible: importe sin impuestos.
• Tipo de IVA aplicado: 21%, 10% o 4% según el producto o servicio.
• Cuota de IVA: importe resultante de aplicar el tipo a la base.
• Importe total: suma de la base imponible y la cuota de IVA.

Si en la factura se aplican varios tipos de IVA, cada uno debe mostrarse de forma separada con su base y su cuota correspondiente.

Por ejemplo:

• Base imponible (21%): 1.000 € → IVA: 210 €
• Base imponible (10%): 500 € → IVA: 50 €
• Total factura: 1.760 €

Recargo de equivalencia:

Si el cliente está acogido a este régimen especial, debes añadir también el recargo correspondiente (5,2%, 1,4% o 0,5% según el tipo de IVA).

En las facturas exentas de IVA, incluye siempre la referencia al precepto legal que justifica la exención (por ejemplo, artículo 20 de la Ley del IVA).

Retenciones (IRPF, alquileres, módulos, etc.)

En determinados casos, las facturas deben incluir una retención a cuenta del IRPF, que el cliente (pagador) ingresará posteriormente en Hacienda.

Estas retenciones no reducen el importe de la operación, sino que se descuentan del total a pagar, de modo que el emisor las declara como ingreso y el cliente como pago anticipado de impuestos.

Aquí te dejamos un listado de los principales supuestos:

• Profesionales autónomos:
  Aplican una retención del 15% sobre la base imponible.
  Durante los tres primeros años de actividad, pueden aplicar el 7%.
• Empresarios en módulos (estimación objetiva):
  En determinadas actividades agrícolas, ganaderas o forestales, la retención será del 1% o 2%, según el tipo de actividad.
• Arrendamiento de inmuebles urbanos:
  Si el arrendador es persona física o jurídica sujeta al IRPF o al Impuesto de Sociedades, el arrendatario debe practicar una retención del 19% sobre la renta.

Te lo explicamos con un ejemplo sencillo:

• Base imponible: 1.000 €
• Retención 15% IRPF: –150 €
• IVA (21%): +210 €
• Total a pagar: 1.060 €

Recuerda que el importe retenido no lo paga el cliente al proveedor, sino a Hacienda en su nombre.

Menciones especiales

Algunas operaciones requieren incluir menciones específicas en la factura para reflejar correctamente el tratamiento fiscal.

Estas menciones son obligatorias cuando aplican los siguientes casos:

Inversión del sujeto pasivo:

El destinatario (cliente) es quien debe declarar el IVA.

Para ello, debe aparecer el texto: “Inversión del sujeto pasivo según el artículo 84.Uno.2.º de la Ley del IVA”.

Facturación por destinatario:

El cliente emite la factura en nombre del proveedor.

Para ello, debes indicar: “Factura emitida por el destinatario”.

Operaciones exentas de IVA:

Si la operación está exenta, incluye la referencia legal correspondiente:
“Operación exenta de IVA según el artículo 20 de la Ley 37/1992 del IVA”.

Regímenes especiales:

Por último, hay algunos regímenes cuya aplicación debe mencionarse expresamente.

• Régimen de agencias de viajes.
• Régimen de bienes usados, objetos de arte o antigüedades.
• Recargo de equivalencia.

Estas menciones no son decorativas: si faltan, la factura puede considerarse incorrecta a efectos fiscales.

Formas de pago y vencimiento

Aunque la forma de pago no es un elemento obligatorio por ley, incluirla es una buena práctica empresarial.

Facilita la conciliación bancaria y ayuda a prevenir impagos.

Estos son los datos que te recomendamos incluir:

• Método de pago: transferencia, tarjeta, efectivo, domiciliación, Bizum, etc.
• Número de cuenta (IBAN) o referencia de cobro.
• Fecha o plazo de vencimiento acordado.

Finalmente, permítenos recordarte los plazos legales de vencimiento:

• Entre empresas o autónomos: máximo 60 días naturales (30 por defecto si no hay pacto).
• Administración pública: 30 días.
• Productos perecederos: máximo 30 días por ley.

Recuerda que incluir el vencimiento y la forma de pago en cada factura permite reclamar judicialmente el impago con mayor rapidez.

Nuevos elementos con la normativa de digitalización y fraude fiscal

Con la entrada en vigor de Verifactu (y de TicketBAI en el País Vasco), todas las facturas digitales deberán incorporar tres elementos técnicos que garantizan su trazabilidad y autenticidad:

• Código QR:
  Permite verificar la factura desde cualquier dispositivo móvil.
  Contiene los datos esenciales de la operación y enlaza directamente con el registro de la Agencia Tributaria.
• Huella digital (hash):
  Es un código único generado automáticamente por el software certificado.
  Garantiza que la factura no ha sido modificada después de su emisión.
  
• Texto verificable:
  Cada factura debe incluir la siguiente mención:
  “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” (cuando el sistema envía la factura automáticamente a la Agencia Tributaria).

Estos elementos serán obligatorios sólo para los contribuyentes bajo el sistema Verifactu, no para quienes tributen en Bizkaia, Gipuzkoa o Araba bajo TicketBAI o BATUZ, que ya cuentan con su propio sistema de control similar (código TBAI y firma electrónica integrada).

Tipos de facturas y cuándo usar cada una

Elegir bien el tipo de factura evita errores fiscales y ahorra tiempo en tu cierre.

Factura ordinaria o completa

Ésta es la factura “estándar”. 

Documenta la mayoría de operaciones entre empresas y profesionales, y siempre que el importe supere 400 €, IVA incluido, o el cliente necesite deducir el IVA.

En definitiva, debes usarla en estos casos:

• Ventas o servicios a empresas o autónomos.
• Operaciones > 400 € con cualquier destinatario.
• Cuando el cliente solicita factura con sus datos para deducir IVA.

Ésta es la información que debe incluir:

• Datos completos de emisor y destinatario.
• Número y serie correlativos.
• Fechas (emisión y, si procede, operación).
• Descripción detallada del producto o servicio, unidades y precios.
• Desglose por tipos de IVA (base y cuota).
• Retenciones, si aplican.
• Menciones especiales (exención, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales).

Factura simplificada

Desde el año 2013, el tradicional ticket fue sustituido por este tipo de factura.

Te lo explicamos con más detalles en nuestra guía sobre la factura simplificada.

Puedes usarla en los siguientes casos:

• Operaciones hasta 400 € IVA incluido.
• Determinadas actividades hasta 3.000 € (hostelería, transporte de personas, aparcamiento, autopistas, peluquerías, etc.).

Básicamente, te permite omitir los datos del destinatario.

Ahora bien, si el cliente quiere deducir IVA, debes identificarlo (NIF y nombre) o emitir una factura ordinaria.
En cualquier caso, la factura simplificada siempre debe incluir la siguiente información:

• Número y serie.
• Fecha de emisión (y de operación si distinta).
• Datos del emisor.
• Identificación del bien/servicio.
• Tipo de IVA aplicado e indicación “IVA incluido”.
• Importe total.

Factura rectificativa

Esta factura corrige una factura ya emitida, ya sea por errores materiales (datos, bases, tipos de IVA, cuotas) o por circunstancias sobrevenidas (devoluciones, descuentos posteriores).

Éstos son los casos más habituales:

• Error en NIF, razón social o dirección.
• Base imponible o tipo de IVA incorrectos.
• Anulación de operación, devoluciones o bonificaciones posteriores.
• Modificación de precio por rappel.

Te recomendamos mantener una numeración propia (serie específica) de tus facturas rectificativas, y emitirlas tan pronto como detectes el error o, al menos, dentro de los 4 años desde la fecha de la factura original.

Además, debes hacer una referencia explícita a la factura rectificada y el motivo.

Cuando emites una factura rectificativa, tienes dos formas válidas de hacerlo según el tipo de corrección que necesites:

Rectificación por sustitución

Consiste en anular completamente la factura anterior y emitir una nueva factura completa con todos los datos correctos.

En la práctica, sustituyes una factura por otra.

• La nueva factura debe llevar su propia numeración (serie de rectificativas).
• Debe incluir una frase como:
  “Factura rectificativa que sustituye a la factura nº XXX de fecha XX/XX/XXXX”.
• Se usa cuando el error afecta a datos fundamentales: el NIF del cliente, el importe total, el tipo de IVA o incluso la descripción del servicio.

Por ejemplo, supongamos que has emitido la factura nº 001 con un IVA del 10% cuando debía ser del 21%.

En este caso, anulas la factura original y emites una nueva factura completa con el IVA correcto, indicando la referencia a la que sustituye.

Rectificación por diferencias

En lugar de anular la factura anterior, emites una nueva factura que refleja solo la diferencia entre el importe correcto y el importe erróneo.

Puede tener importe positivo (si faltaba cobrar) o negativo (si se cobró de más).

• En la factura debe figurar una mención como:
  “Rectificación de la factura nº XXX por diferencia en base imponible”.
• Se usa cuando el error afecta solo a una parte del importe o del IVA, y no a toda la factura.

Por ejemplo, supongamos que has emitido una factura por 1.000 € pero el importe correcto era 1.200 €.

En ese caso, debes emitir una factura rectificativa por la diferencia de +200 €, en la que se refleja únicamente ese ajuste.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa permite agrupar varias operaciones realizadas con un mismo cliente en un mismo mes natural.

Es una forma práctica de simplificar la gestión cuando hay muchas ventas o servicios recurrentes.

Además, es válida tanto para empresas como para particulares.

Por tanto, te recomendamos usarla:

• Cuando realizas varias entregas o servicios a un mismo cliente dentro del mismo mes.
• Si quieres evitar emitir una factura por cada operación individual.

Ahora bien, debes cumplir una serie de condiciones legales:

• Solo puede incluir operaciones del mismo mes natural.
• Debe emitirse como máximo el día 16 del mes siguiente.
• Debe reflejar claramente cada operación incluida, con su base imponible, tipo y cuota de IVA correspondiente.

Por ejemplo, si prestas varios servicios a un cliente entre el 3 y el 28 de marzo, puedes emitir una única factura recapitulativa el 10 de abril con el detalle de todos ellos.

Factura proforma

La factura proforma no es una factura real, sino un documento informativo o previo que detalla las condiciones de una operación antes de su cierre.

Su función es anticipar los importes y condiciones, pero no tiene efectos fiscales ni contables.

De hecho, a menudo se utiliza en sustitución del tradicional presupuesto, aunque es más habitual en actividades de comercio exterior o validación de pedidos.

Éstos son los casos de uso más habituales:

• Antes de confirmar un pedido o servicio, para que el cliente conozca el coste total.
• En operaciones internacionales, para trámites aduaneros o de financiación.
• Como base para un contrato o aceptación de pedido.

Te recomendamos incluir la siguiente información:

• La expresión “Factura proforma” en un lugar visible.
• Datos identificativos del emisor y del posible cliente.
• Descripción detallada del producto o servicio.
• Precio, impuestos aplicables, condiciones y validez de la oferta.

Recuerda que una factura proforma no sustituye a la factura definitiva.
Por lo tanto, una vez se realiza la operación, debes emitir la factura ordinaria con numeración y requisitos formales.

Factura electrónica

La factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel, pero se emite, recibe y conserva en formato digital. 

Su objetivo es facilitar la trazabilidad, reducir costes y simplificar el cumplimiento fiscal. No obstante, tiene otras ventajas:

• Ahorro en papel, tiempo y costes administrativos.
• Mayor seguridad y trazabilidad de las operaciones.
• Automatización contable y reducción de errores.
• Acceso inmediato a la información y a los históricos de facturación.

Desde la Ley 18/2022, Crea y Crece, su implantación es obligatoria para todas las empresas y autónomos en España, de forma progresiva:

• Un año de plazo desde la aprobación del reglamento técnico para empresas con facturación superior a 8 millones de euros.
• Dos años de plazo para el resto de empresas y autónomos.

Para que una factura electrónica tenga validez legal debe cumplir con tres condiciones:

• Autenticidad del origen: garantiza que el emisor es quien dice ser.
• Integridad del contenido: asegura que la factura no se ha modificado.
• Legibilidad: debe poder visualizarse y entenderse fácilmente.

Estos requisitos se pueden cumplir mediante firma electrónica reconocida, intercambio EDI o sistemas de facturación certificados, como TicketBAI o Verifactu.

Formatos

En España existen dos formatos oficiales principales:

• Factura electrónica estructurada: formato XML (como Facturae), que puede procesarse automáticamente por los sistemas de la Administración.
  
• Factura electrónica no estructurada: normalmente en PDF o similar, que requiere interpretación manual.
  

Facturas electrónicas con la Administración Pública

Recuerda que las facturas dirigidas a administraciones públicas deben emitirse en formato Facturae y enviarse a través del portal FACe. 

En el caso del País Vasco, debes utilizar el Servicio de Facturación  Electrónica del Gobierno Vasco).

Otras modalidades específicas de facturas

Además de las facturas ordinarias, la normativa contempla varios tipos de factura adaptados a situaciones especiales.

Factura con retención

Se aplica cuando el emisor debe practicar una retención de IRPF sobre el importe.

Aquí te dejamos algunos ejemplos típicos:

• Profesionales autónomos que facturan servicios a empresas.
• Arrendamientos de inmuebles urbanos (retención del 19%).
• Actividades en módulos con obligación de retención.

Factura con recargo de equivalencia

Se utilizan en el régimen especial de IVA aplicable a minoristas que venden al consumidor final sin transformar los productos.

El proveedor debe añadir a la factura el recargo de equivalencia además del IVA.

Los tipos habituales son:

• 5,2% sobre el 21%.
• 1,4% sobre el 10%.
• 0,5% sobre el 4%.

Factura intracomunitaria

Afecta a las operaciones de compraventa entre empresas o autónomos establecidos en distintos países de la Unión Europea.
Éstas son sus principales características:

• No lleva IVA (operación exenta por inversión del sujeto pasivo).
• Debe incluir la mención “Operación intracomunitaria exenta de IVA. Art. 25 LIVA”.
• Requiere que ambas partes tengan NIF-IVA intracomunitario válido (verificable en VIES).

Factura exenta de IVA

Hay varios casos en los que la operación no está sujeta al impuesto o se beneficia de exención legal:

• Servicios médicos o educativos.
• Actividades financieras y de seguros.
• Exportaciones fuera de la Unión Europea.

Debes incluir una referencia legal al precepto aplicable (por ejemplo, “Operación exenta según art. 20 Ley 37/1992 del IVA”).

Factura en divisas

Esta factura se emite en moneda distinta del euro, lo que es habitual en exportaciones o relaciones internacionales.
Deben cumplirse los siguientes requisitos:

• El importe del IVA debe expresarse también en euros, según el tipo de cambio oficial del BCE del día de devengo.
• Se recomienda incluir la divisa, el tipo de cambio aplicado y la fecha de referencia.

Preguntas frecuentes cómo funciona una factura

Con el fin de completar esta guía, vamos a dedicar esta sección a resolver las dudas más habituales respecto al funcionamiento y utilización de tus facturas.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura?

Depende del tipo de error.

• Si se trata de un error leve (por ejemplo, una errata en el nombre del cliente o un cálculo incorrecto), se debe emitir una factura rectificativa, que sustituya o corrija la anterior.
• Si el error es sustancial y afecta a la validez de la operación (por ejemplo, el NIF o el tipo de IVA), lo recomendable es anular completamente la factura anterior mediante una rectificación por sustitución.

Hemos dedicado un apartado completo más arriba en esta guía, donde te lo explicamos en detalle.

¿Puedo eliminar una factura ya emitida?

No. Una factura emitida no se puede eliminar ni modificar directamente, porque forma parte del registro oficial de tu contabilidad y de la trazabilidad fiscal.

Si has cometido un error, debes emitir una factura rectificativa, nunca borrar la anterior.

Los programas certificados (como TicketBAI o los que cumplan Verifactu) registran cada emisión de forma inalterable, de modo que no es posible eliminar ni alterar una factura sin dejar rastro.

¿Es necesario firmarlas?

La firma de una factura no es obligatoria, salvo en algunos casos concretos (por ejemplo, determinadas operaciones con la Administración Pública o facturas en papel que requieran autenticidad documental).

En la práctica, se considera una buena práctica incluir una firma digital o manuscrita cuando:

• La factura se entrega en papel.
• Se trata de operaciones internacionales.
• El cliente lo solicita expresamente.

En las facturas electrónicas, la firma se sustituye por la firma electrónica reconocida o avanzada, que garantiza la autenticidad y la integridad del documento.

¿Puedo emitir facturas en otro idioma o moneda?

Sí, pero con condiciones.

• Idioma: puedes emitir facturas en cualquier lengua. Sin embargo, la Agencia Tributaria puede exigirte una traducción al castellano o a otra lengua cooficial si lo considera necesario para una comprobación.
• Moneda: puedes emitir facturas en cualquier divisa, pero el importe del IVA debe expresarse en euros.
  • Para ello se aplica el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo (BCE) vigente en la fecha de devengo.
  • Se recomienda incluir en la factura el tipo de cambio y la fecha utilizada.

¿Puedo hacer facturas con importe cero?

Sí, aunque de forma excepcional y siempre que exista una razón económica o contractual válida.
Aquí tienes algunos ejemplos:

• Entrega gratuita de muestras comerciales.
• Compensaciones o ajustes promocionales.
• Facturas rectificativas negativas que anulan una operación anterior.

En cualquier caso, la factura debe detallar los conceptos y explicar el motivo del importe cero.

¿Qué pasa si no incluyo fecha de vencimiento?

La fecha de vencimiento no es obligatoria, pero sí muy recomendable.

Si no se incluye, se aplican los plazos generales establecidos por la Ley 3/2004 de medidas contra la morosidad:

• 30 días naturales desde la recepción del bien o servicio, si no se ha pactado otro plazo.
• Puede ampliarse a 60 días por acuerdo entre las partes (excepto con Administraciones Públicas o en alimentos perecederos, donde el máximo es 30).

En caso de impago, la ausencia de una fecha clara de vencimiento puede complicar las reclamaciones y los intereses de demora.

¿Qué debo hacer si pierdo una factura?

Si pierdes una factura emitida o recibida, lo primero es intentar recuperar una copia:

• Pide un duplicado al cliente o proveedor.
• Si usas software de facturación, revisa el histórico o las copias de seguridad.

En caso de no poder recuperarla, puedes justificar la operación con otros documentos equivalentes (contratos, albaranes, extractos bancarios, correos electrónicos, etc.).

Sin embargo, no tener la factura original puede limitarte para deducir el IVA o justificar un gasto ante Hacienda, por lo que conviene mantener un sistema de archivo seguro y digitalizado.

Cómo puede ayudarte Tukonta

Emitir facturas correctas y cumplir con todas las obligaciones legales en Bizkaia no tiene por qué ser complicado. 

Tukonta está diseñado para que autónomos, pymes y asesores trabajen de forma más sencilla, rápida y segura dentro del marco foral vizcaíno.

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