Certificado digital: cómo obtenerlo e instalarlo paso a paso

El certificado digital permite identificarse a personas físicas, empresas, autónomos y otros organismos de manera oficial en los trámites electrónicos con la Administración pública y otras entidades.

Es una herramienta de gran utilidad, ya que tras obtenerla podrás realizar una gran variedad de gestiones sin moverte de casa, ahorrando tiempo y desplazamientos.

Existen distintos tipos de certificado digital y son varios los organismos que tienen autoridad para emitirlos. En tukonta te contamos todo lo que debes saber sobre el certificado digital y cómo puedes solicitarlo.

¿Qué es el certificado digital?

El certificado digital es una herramienta que permite identificarnos electrónicamente de manera oficial con plena validez jurídica ante las Administraciones Públicas y otros entes privados.

¿Para qué sirve?

Este certificado permite realizar multitud de trámites, pero uno de los más comunes es la posibilidad de firmar digitalmente una gran variedad de documentos.

De esta manera, podrás firmar de manera oficial cantidad de documentos en formato PDF, Word, Excel, imágenes en JPEG, etc. utilizando herramientas como AutoFirma.

Y sobre todo, se pueden realizar diferentes gestiones con el certificado digital en las administraciones públicas como Hacienda Foral de Bizkaia, Gobierno Vasco, Departamento de Promoción económica de Bizkaia, Dema, Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc.

Algunas de las gestiones más frecuentes que puedes realizar empresas y profesionales autónomos son:

• Identificación ante las Administraciones Públicas.
• Presentación y liquidación de impuestos.
• Presentación de recursos y alegaciones.
• Trámites para la solicitud y obtención de subvenciones.
• Firma electrónica de documentos privados.
• Editar la información de la AEAT y demás Haciendas forales del País Vasco y Navarra.
• etc.

No sólo eso sino que desde hace tiempo el uso del certificado digital, es obligatorio para autónomos y empresas para la realización de ciertos trámites tanto en Hacienda como en Seguridad Social.

A partir de 2018, para la identificación de autónomos en la Seguridad Social es obligatorio el uso del certificado digital, y aunque todavía no es obligatoria la identificación a través del certificado digital en Hacienda lo más recomendable es que dediques un par de minutos a la obtención de este certificado. Con el certificado te ahorrarás tiempo y colas de espera en las Administraciones Públicas, con toda la seguridad que te concede el certificado electrónico.

Trámites concretos que empresas y autónomos pueden hacer con el certificado digital

• Presentación de declaraciones e impuestos en la Hacienda Foral de Bizkaia y en la Agencia Tributaria.
• Contestación de requerimientos en Hacienda Foral de Bizkaia y en la Agencia Tributaria.
• Presentación de la declaración de la renta en Hacienda Foral de Bizkaia y en la Agencia Tributaria.
• Confección y presentación del alta de autónomos en Seguridad Social.
• Confección y presentación de la baja de autónomos en Seguridad Social.
• Alta de trabajadores en Seguridad Social.
• Baja de trabajadores en Seguridad Social.

Tipos de certificado digital según el usuario

Existen varios tipos de certificado digital dependiendo de la naturaleza y el objetivo del solicitante: 

• Certificado digital de persona física
• Certificado digital de persona jurídica
• Certificado digital de representante
• Administración pública

A continuación te explicamos todos los detalles sobre cada tipo de certificado.

Certificado digital de persona física

El certificado digital de persona física es un documento digital que contiene los datos identificativos de la persona que lo solicita.

Este certificado permite a los usuarios intercambiar información con otras personas e instituciones con la seguridad de que solo las partes implicadas tendrán acceso a su información personal.

Además, también ofrece la posibilidad de realizar las siguientes operaciones:

• Presentar y liquidar impuestos.
• Inscripción en el padrón municipal.
• Uso de la firma electrónica en documentos oficiales.
• Cumplimentar datos en formularios de censo de población y viviendas.
• Trámites relativos a multas de tráfico.
• Consulta de colegios electorales.
• Solicitud de subvenciones.
• Presentar recursos y reclamaciones.

Cualquier ciudadano español o extranjero con DNI o NIE puede solicitar de forma gratuita esta herramienta.

Certificado digital de representante

El certificado digital de representante es una herramienta que permite a las personas físicas identificarse como representantes de empresas, autónomos y otras entidades de manera oficial ante las distintas administraciones.

Tiene como objetivo el cumplimiento de las siguientes funciones:

• Agilizar las gestiones con la Administración pública.
• Incremento de la productividad de la empresa que lo solicita.
• Automatización de gestiones documentales.
• Eliminación del uso de documentos en papel.
• Cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa.

Hay tres tipos de certificado de representante que te explicamos a continuación:

Representante de administrador único o solidario

Este certificado lo pueden solicitar las siguientes entidades:

• Sociedades Anónimas (S.A.)
• Sociedades limitadas (S.L.)

Para obtenerlo, el representante de la sociedad debe tener plenas facultades de representación como administrador único o solidario. Estas facultades deben estar inscritas en el Registro Mercantil contando con los siguientes requisitos:

• NIF de la entidad solicitante.
• NIF del órgano de administración.
• NIF o NIE del administrador único o solidario.
• Cargo específico (administrador único o solidario).
• Fecha de nombramiento.
• Duración del cargo.
• Inscripción y fecha de inscripción.

Representante de persona jurídica

Pueden solicitarlo personas físicas que actúen como terceras personas representantes de personas jurídicas (empresas, sociedades, asociaciones y otras entidades) ante las administraciones y otros organismos públicos.

Hay que tener en cuenta que cuando el representante de la persona jurídica actúa como su administrador único, no se deberá solicitar este, sino el mencionado anteriormente certificado de “Representante de administrador único o solidario”.

Representante de entidad sin personalidad jurídica

Está destinado a personas físicas que actúan como representantes de entidades sin personalidad jurídica en el campo tributario, como comunidades de bienes, sociedades civiles o uniones temporales de empresas.

Este certificado tiene como objetivo su uso en las relaciones con administraciones y otros organismos de carácter público. 

Certificado digital de Administración pública

Este certificado es utilizado por las Administraciones Públicas como sello electrónico. 

El objetivo de este certificado es que tanto las Administraciones como los empleados del sector público dispongan de una firma electrónica para identificarse a la hora de efectuar distintos trámites.

Prestadores de servicios de certificación: Proveedores de certificados digitales

Existen diferentes prestadores de servicios de certificación con lo que te vamos a detallar los más comunes y que mejor funcionan:

• Certificado digital de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre): Este es el certificado más usado y recomendado, ya que te permite acceder a la mayor red de administraciones públicas y entidades privadas del territorio.
• Certificado digital de Izenpe: Este certificado es menos común porque sólo se utiliza en administraciones públicas vascas.
• Resto de certificados emitidos por ACA, ACCV, ANCERT, ANF, Banco de España, CAMERFIRMA, CATCERT, etc. 

¿Cómo solicitar el certificado digital de la FNMT?

Existen dos formas de solicitar el certificado digital online. La primera de ellas es a través de la web con identificación con DNIe y la otra es mediante la aplicación de la Fábrica de Moneda y Timbre.

A la hora de solicitarlo, debes tener en cuenta que esta herramienta tiene una validez de dos años, por lo que a partir de esa fecha deberás renovar el certificado digital.

A continuación te explicamos cómo realizar la solicitud  con el DNI electrónico y a través de las herramientas de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). 

Solicitud del certificado digital con DNI electrónico o DNIe

Si quieres solicitar certificado digital con DNIe el único requisito es que este documento se encuentre en regla. Si lo quieres solicitar utilizando tu certificado digital de persona física, sólo es necesario que el certificado esté vigente.

Una vez hayas verificado que tu DNIe es válido o que tu certificado personal no está caducado, es importante comprobar que el navegador que vas a emplear está bien configurado, ya que, en caso contrario, saltará un aviso en la página y no te permitirá solicitarlo.

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre garantiza la compatibilidad con Mozilla Firefox e Internet Explorer en sus últimas versiones. 

Para comprobar que el navegador esté bien configurado, deberás seguir los pasos indicados en el siguiente enlace. 

Una vez que se instala y se reinicia el equipo, se puede empezar la solicitud  de la siguiente manera:

Los pasos a seguir para la solicitud son los siguientes:

1. Accede al apartado de certificado de la web de la FNMT y selecciona el tipo de certificado deseado, de persona física, persona jurídica, representante… 
2. Después pulsa en “Solicitud de su Certificado” y rellena el formulario que aparecerá con los datos requeridos. 
3. Cuando lo hagas, te llegará un e-mail con un número de solicitud que va asociado a tu DNI.
4. Por último, deberás solicitar cita previa para acreditar tu identidad de manera presencial en una oficina autorizada. Cuando acudas a esta cita tendrás que presentar tu número de solicitud y tu DNI.
5. En unos días tendrás en la bandeja de tu email el certificado digital.

Como ves, se trata de un proceso sencillo que te ayudará a agilizar todos los trámites con las Administraciones Públicas.

Solicitud del certificado digital con la app FNMT

También es posible solicitar el certificado digital a través de la app de la FNMT. Este proceso es similar al anterior, la única diferencia es que no tendrás que realizarlo a través del navegador, sino que deberás descargar y realizar el trámite de la solicitud a través de la aplicación de la FNMT en tu dispositivo móvil. Con una ventaja añadida y es que si realizas la solicitud a través de la aplicación móvil, no es necesario acreditar tu identidad de forma presencial.

Te recomendamos que tengas siempre guardada una copia del certificado digital fuera del ordenador, ya que de perderlo podrías recibir notificaciones que no pudieras revisar y puedes tardar días en la solicitud de uno nuevo.

Cómo instalar el certificado digital

Una vez hayas solicitado tu certificado digital, lo primero que debes tener en cuenta antes de realizar su instalación es que no se debe introducir ningún cambio en el sistema operativo, por lo que te aconsejamos que desactives las actualizaciones mientras estés realizando este proceso.

También debes saber que una vez generado el certificado digital, sólo podrás descargarlo durante un tiempo limitado. 

Por este motivo es fundamental realizar una copia de seguridad, algo que también te permitirá instalarlo en otros ordenadores y navegadores.

Además, también debes tener en cuenta que solo podrás descargar el certificado digital con los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox o Internet Explorer.

A continuación te explicamos cómo puedes instalar el certificado digital en los distintos sistemas operativos existentes.

Instalación en Windows

Para instalar el certificado electrónico en Windows, deberás utilizar uno de los navegadores compatibles mencionados anteriormente.

En primer lugar deberás descargar los siguientes certificados en tu equipo desde este enlace:

• AC Raíz FNMT-RCM
• Certificado AC FNMT Usuarios
• Certificado AC Representación
• AC Administración Pública
• AC Componentes Informáticos 

Una vez hayas descargado todos estos ficheros, deberás seguir los siguientes pasos:

• Pulsar sobre el fichero descargado.
• Seleccionar la opción “Abrir”.
• En la siguiente ventana, pulsar sobre el botón “Instalar certificado”
• Aceptar las opciones seleccionadas por defecto que aparecen en las siguientes ventanas.
• En la última ventana, presiona sobre el botón “Finalizar”.

Este proceso se debe realizar con todos los certificados descargados.

Instalación en Mac

Si vas a instalar un certificado digital desde un dispositivo Mac debes saber que se almacenan en el llavero (aplicación Acceso a Llaveros del Mac), pero para completar la instalación deberás utilizar el navegador Firefox, ya que Safari no es compatible con la instalación.

Deberás descargar también los correspondientes ficheros desde esta página:

• AC Raíz FNMT-RCM
• Certificado AC FNMT Usuarios
• Certificado AC Representación
• AC Administración Pública
• AC Componentes Informáticos 

Después de haberlos descargado deberá seguir la siguiente ruta:

• Preferencias
• Privacidad y seguridad
• Pulsar el botón de “Ver certificados”

Cómo instalar el certificado digital en dispositivos con iOS como el iPhone e iPad

Para instalar el certificado en el iPad o el iPhone, el proceso es muy sencillo, ya que sólo necesitarás tener el certificado guardado en alguna aplicación de gestión de archivos del dispositivo.

Los pasos para instalar en el iPhone o iPad son los siguientes:

1. Envíate el archivo del certificado a tu iPhone. Para ello puedes enviártelo por email, subirlo a iCloud, con la aplicación Mensajes, utilizando la aplicación Goodreader, Documents, etc.
2. Guarda el certificado digital en cualquier aplicación que te permita guardar archivos como las comentadas en el paso anterior.
3. Supongamos que lo has guardado en la aplicación “Archivos”. Abre la aplicación Archivos y localiza el archivo del certificado.
4. Pulsa sobre el fichero del certificado digital y pulsa sobre “Instalar certificado”.
5. Introduce la contraseña si te la pide.
6. ¡Listo! Ya tendrás tu certificado preparado para usarlo con las administraciones.

Instalación en Linux

En este caso, al igual que ocurre con Mac, será obligatorio efectuar la operación desde el navegador Firefox.

Una vez tengamos instalado el navegador Firefox y lo hayas configurado manualmente, lo primero que debes hacer es importar los certificados de Raíz desde esta página:

• FNTMTClase2CA
• AC Usuarios
• AC Representación
• AC Administración Pública
• AC Componentes Informáticos.

Después deberás pulsar sobre cada certificado y realizar la siguiente operación:

1. Editar
2. Preferencias
3. Avanzado
4. Cifrado o certificado
5. Ver certificados

Luego tienes que seleccionar la pestaña de autoridades y pulsar importar.

En caso de que necesites exportar tu certificado a otro navegador u ordenador, o incluso importar otro certificado, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Pulsar en Opciones
2. Avanzado
3. Certificados
4. Ver certificados

Una vez seguida esta ruta, aparecerá un botón que nos dará la opción de importar el certificado o exportarlo.

Si tienes algún problema a la hora de solicitar tu certificado digital, no dudes en contactar con nosotros y solucionaremos todas tus dudas. 

En tukonta somos expertos en trámites y contamos con un equipo de asesores que estarán a tu disposición para ayudarte.